Word 97的几点使用技巧

　　一 如何自动创建文档的目录

　　对于一篇较长的文档来说,目录是必不可少的。它可以使文档脉络清晰、查阅快捷方便。

　　由于工作关系，我经常写作一些方案、报告，且往往篇幅较长。以前此类文档总是千辛万苦写完草稿、再反复修改定稿，直至确定了打印稿并打印完成后，才另外创建一篇文档为之编写目录。不要说手工查阅章节页码非常辛苦，单是由于章节标题文字长短不一，造成目录项与页码之间的点号个数不同，就使插入点号的操作非常麻烦；而要保证右侧的页码对齐则更是很令人头痛。有没有自动产生目录的办法呢？

　　认真研究了Word97的菜单之后，发现在“插入”菜单中有“（插入）索引和目录…”的菜单项。大喜！立刻找来最长的一篇文档，在最开始的地方“插入”、 “索引和目录”，并选择了“古典”的风格。可是，随着“咣”的一声巨响，在插入的地方出现：“错误！未找到目录项。”什么意思？一头雾水。

　　立马找来一本“Office97操作指南”，希望找到问题所在。可是找来找去……唉！空手而回。一定是这本书太薄、内容不全！又找来一本“Office97入门与提高”，厚厚一大本，端的是翻得我头昏又脑胀，乖乖龙的东，仍是不得要领。只好悻悻然作罢。见天还是不得不手工制作目录。

　　一天，收到一封电子邮件，是一篇很长的Word97文档，开头是很为整齐的目录，用鼠标一点，目录变成了灰色。这说明这个目录是一个整体，很可能就是自动产生的！仔细观察这篇文档，发现正文各章节排版极为讲究整齐，备份了一份后，试着删除掉目录后在开始处“插入”、 “索引和目录”，耶！一个整齐美观的目录“唰”的出现了！经过一番琢磨，终于找到了Word97中自动产生目录的方法：

　　首先，在“格式”菜单中点击“样式”，设置自己喜欢的“标题1”、“标题2”等的字体、字号、缩进量等。

　　其次，把各章节中的标题文字分别按不同的级别设置成“标题1”、“标题2”等（只须用鼠标拖动选中标题文字，然后把“格式”工具栏最左边的样式下拉框拉出，选取希望设置的标题等级即可。当然，如果“格式”工具栏没有出现在屏幕上，请用鼠标点击“视图”菜单中的“工具栏”下的“格式”，使“格式”前出现一个小对号，将“格式”工具栏在屏幕上显示出来）。

　　第三，写完全文之后，将光标移到希望插入目录的地方（当然，一般都是文章的开始之处），点击“插入”菜单中“（插入）索引和目录…”的菜单项，并选择您喜欢的风格，然后……没有然后了！整齐美观的目录已经出现在您的眼前了！

　　二 如何在不同的页码采用不同的版面设置

　　我们在写文章的时候，经常会需要在不同的页码采用不同的版面设置，例如在有的页码我们希望采用更大或更小的打印纸，在有的页码希望改变为横向（或纵向）打印，或重新分栏排版。但是如果通过“文件”菜单中的“页面设置”来改变设置，往往引起整个文档所有的页面的改变，一下子面目全非。

　　这个问题虽然可以通过把需要改变设置的内容另做一篇文档，采用相应的页面设置的办法来解决，但一来比较麻烦，二来破坏了整个文章的完整性，重新改动、排版时十分不便。

　　这时可利用Word97中非常有用的“节”的概念来解决问题。

　　在Word97中，允许用户将文档分为许多节，每节有各自不同的格式特性。节由段落组成，可小至一个段落，也可大至整个文档。

　　节由分节符标识，在普通视图中，分节符是一条横跨页面的双点线，中间有“分节符”字样。分节符标志前一节的结束，下一个新节的开始，Word97将当前节的所有格式化信息都存在分节符里。在选定文档的一部分并执行某些操作时，Word97将自动在所选文字的前后分别插入分节符，即增加一个新节。这些操作包括：
　　改变所选文本的边界。
　　改变页面设置中的纸张和页面打印方向。
　　改变页面栏数，改变页面的格式位置和顺序。
　　改变页眉或页脚的内容或位置。
　　改变行的编号方式。
　　改变脚注的打印位置。

　　换句话说，我们可以对选中的节执行以上操作。

　　那么，如何创建节呢？很简单，只需要在欲另作一节的文字前后执行“插入”菜单上的“（插入）分隔符”即可。这时屏幕上会出现以下对话框：

　　各选项的含义如下：
　　第一排的两个单选项分别为插入“分页符”和“分栏符”；
　　其下一排的“分节符”的四个单选项，则是供用户选择插入何种分节符：
　　下一页 　　如果用户选择了这个选项，则Word97将开始一个新页，分节符所在的位置即新页的开头，在页间格式变动很大时宜采用该方式，例如，一页用信封，下一页为信的正文。
　　连续 　　如果用户选择了这个选项，则Word97将不换页而开始新的一节。只有当前一节的最后一页被新一节的文本填满后，才开始新的一页。
　　偶数页 　　如果用户选择了这个选项，则Word97将从下一个偶数页上开始新的一节。
　 奇数页 　　如果用户选择了这个选项，则Word97将从下一个奇数页上开始新的一节。

　　根据需要选取合适的选项，就完成了节的创建和分隔工作。然后就可对节进行不同的设置和操作。

　　举例如下： 　　我们有一份很长的工作报告，其中有几个宽大于高的表格，尽管这些表格用A4纸横向打印又漂亮又清晰，但报告一般还是应该采用A4纸纵向打印才较符合阅读习惯。

　　为此，我们可把所有正文页面用“文件”菜单中的“页面设置”设置为A4纸纵向打印；然后把各个表格分别创建为节，并将之通过“文件”菜单中的“页面设置”设置为A4纸横向打印（一定要将设置对话框的右下角的“应用于”下拉框设为“所选节”或“插入点之后”）。

　　这样，我们的文档中就有了A4纸纵向打印的正文和A4纸横向打印的美观清楚的表格。打印出来并整齐地装订好则很漂亮的报告就“OK”了。

　　当然，我们不喜欢时可随时删除节。

　　这时只要选中分节符，并按下“Delete”键就行了。删除分节符后，当前节被合并到下一节中，其格式也变得和下一节一样。

作者：吕进