编者按:在办公软件Office套件中，最为广大用户熟悉的是Word和Excel，因为它们功能强大且方便易用，更因为它们不仅可用于办公，还可用于个人写作和家庭记帐理财等。同为Office套件中一部分的Access，虽然有着同样强大的功能，但使用的人却相对少些，不像Word和Excel那样广泛。事实上，真正用过Access的用户，对其强大功能和灵活应用均称赞“不错，很好的……。”为此本刊约请交通大学网络信息中心的谢金宝老师向广大读者就Access软件应用作一个系列讲座，希望读者能从中学到知识，并将它们运用到日常工作中。
Access97 数据库管理系统是Microsoft Office97
套件的重要组成部分，是Access的最新版本，可在Windows 95环境下运行。Access97适用于小型商务活动，用以存贮和管理商务活动所需要的数据。Access97不仅是一个数据库，而且它具有强大的数据管理功能，它可以方便地利用各种数据源，生成窗体（表单），查询，报表和应用程序等。
什么是Access 数据库
数据库是有结构的数据集合,它与一般的数据文件不同，(其中的数据是无结构的)是一串文字或数字流。数据库中的数据可以是文字、图象、声音等。
Microsoft Access是一种关系式数据库，关系式数据库由一系列表组成，表又由一系列行和列组成，每一行是一个记录，每一列是一个字段，每个字段有一个字段名，字段名在一个表中不能重复。图1是一个“产品”表的例子。“产品”表由10个记录组成，一个记录占一行，每一个记录由产品ID、产品名称、库存量、订货量、单价和折扣率6个字段组成。“产品ID”是字段名，其下面的1，2等是字段的值。
表与表之间可以建立关系（或称关联，连接），以便查询相关联的信息。Access数据库以文件形式保存，文件的扩展名是MDB。图1
Access 97 的6种对象
Access 97数据库由六种对象组成，它们是表、查询、窗体、报表、宏和模块。
表(Table) ——表是数据库的基本对象，是创建其他5种对象的基础。表由记录组成，记录由字段组成，表用来存贮数据库的数据，故又称数据表。
查询(Query)——查询可以按索引快速查找到需要的记录，按要求筛选记录并能连接若干个表的字段组成新表。
窗体(Form)——窗体提供了一种方便的浏览、输入及更改数据的窗口。还可以创建子窗体显示相关联的表的内容。窗体也称表单。
报表(Report)——报表的功能是将数据库中的数据分类汇总，然后打印出来，以便分析。
宏(Macro)——宏相当于DOS中的批处理，用来自动执行一系列操作。Access列出了一些常用的操作供用户选择，使用起来十分方便。
模块(Module)——模块的功能与宏类似，但它定义的操作比宏更精细和复杂，用户可以根据自己的需要编写程序。模块使用Visual
Basic编程。
与Access 以前的版本比较，Access 97新增了许多功能，字段类型增加了OLE对象和超级链接，特别是与Internet的融合，在数据库中可以直接链接到指定的Web页面或网络文件，也可以把Web页面上的表格导入到数据库。Access
97可以方便地利用各种数据源，包括dBASE,
FoxBase,FoxPro,Excel,Word 等。Access 97增加了数据库访问的安全机制，可对表一级设置访问许可权。Access
97还可以方便地利用FoxPro数据库、Excel电子表格的数据，还可以和Word混合使用，打印通用信函或信封。
启动Access 97
在安装Access 97后，在“程序”菜单中会出现Microsoft
Access项，单击“开始” |“程序”|“Microsoft Access”，启动Access
97。启动后会出现一个对话框，如图2所示.
对话框中有两个组合框，如果要新建一个数据库可以选择“空数据库”或“数据库向导”选项，如果要打开已存在的数据库，则选择“打开已有数据库”选项，并选择要打开的数据库文件，然后单击“确定”按钮。
假定选择“打开已有数据库”选项，并选择“db1”数据库，则启动后的Access窗口如图3所示.
从打开的数据库可以看到Access 97数据库包含的6个对象：表、查询、窗体、报表、宏和模块。日常的操作主要涉及表、查询、窗体和报表。单击某个标签，例如“表”，会显示表窗口（图3显示的就是表窗口），表窗口中列出了数据库中的全部表。在表窗口中选择一个表，然后单击“打开”按钮，便可浏览该表的内容。按F11键可回到数据库窗口。
也可以使用文件菜单打开数据库，方法如下：
(1) 单击“文件” |“打开数据库”，出现“打开”对话框。
(2)选择一个数据库，然后单击“打开”按钮。
关闭数据库窗口
单击数据库窗口右上角的关闭按钮，关闭数据库窗口。也可以单击数据库窗口左上角的控制菜单按钮，再选择“关闭”选项，关闭数据库窗口。注意：不要单击Access窗口的关闭按钮，否则将关闭Access窗口。
用此方法关闭的数据库窗口可以用“文件”菜单的“打开数据库”选项重新打开。
本系列讲座使用的表
表是数据库其他对象的数据来源与基础，下面列出本系列讲座使用的表，除“产品表”外，还有“课程表”(图4)、教师表(图5)和学生表(结构与教师表类似)。
