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为使我院的保密工作做到有章可循，走上制度化、规范化的管理轨道，自1984年以来，我院共制定了20几项保密规章制度，其中科技方面的有科技保密规定、科技保密管理规定、公布宣传报道科技技术文稿保密审查暂行规定、出国科技论文、学术报告保密制度审查规定、涉外科技展览、技术出口项目审查办法等。
由于我院是一所多学科、多专业综合性的地方农业科研机构，拥有较多的科研成果和内部科技秘密，它们是科研人员劳动和智慧的结晶，凝聚了科研人员的心血。虽然，我院涉及国家秘密的事项不是很多，但保护知识产权、严防科技成果流失任务很艰巨，特别是人作为科技载体，仅靠加强思想教育是不够的。因而制定、完善相应的制度，采取有效的措施，防止科技成果流失，摆到了议事日程。为此，1994年我院制定了《北京市农林科学院关于防止科研成果外流的暂行规定》这个规定首先明确了我院的科技成果范围和处罚办法，即科技成果范围包括国家批准的发明专利项目；品种的亲本；疫苗、农药和肥料的配方；果树、花卉、苗木和畜禽的原原种；属于特有的品种资源、技术决窍；其它各类与科技成果相关的试验技术、数据、材料。对造成科技成果流失、泄露科技秘密的个人，不管其是否得利，均可视情节给予以下1项或多项处罚。
1．取消年度奖金、咨询费分配资格；
2．取消1次分房资格；
3．减报或停报医疗费；
4．取消l——2次技术职务晋升资格，直至降低或取消技术职务；
5．取消1—2次工资晋级资格，直至降低或取消工资；
6．免除行政职务；
7．解聘或开除公职。
对擅自转让、开发技术成果非法得利的，没收其全部所得，并处其所得1——2倍的罚款。
1997年为进一步加强科研成果、技术的管理力度，我院纪检委与监审处联合制发了《北京市农林科学院关于依法保护知识产权。严防科技成果流失的通知》，将这项工作纳入法制管理的轨道。在此通知中，不仅重申了院纪委、监察处是科技保密工作的监督检查部门，而且要围绕保护知识产权法律、法规及我院关于防止科学研究成果流失的规定的落实，加大监察执法力度，对党员、干部严格要求，严格管理，严格监督。同时，根据工作需要到各单位巡视，了解科技保密工作的贯彻执行情况。发现问题首先对有关责任人进行调查核实，需要立案的，按有关规定报批，对严重违法违纪的，不管涉及到谁，都要一查到底，对造成科研成果流失的，依法给予党纪、政纪处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
各研究所还根据本所情况，相应制定了本所的制度。例如：我院的蔬菜研究中心，针对本所与国内外的交流频繁，人员互访、合作研究多的情况，制订了蔬菜研究中心保密工作规章制度，其中主要有《蔬菜研究中心保密工作管理办法》k蔬菜新品种成果保密条例》、《北京市蔬菜种质改良实验室科学技术保密规定》。
在《蔬菜研究中心保密工作管理办法》中明确规定各课题上报、转让科研成果、申报专利均需报本单位领导审批。在上报前，课题主持人应对本课题档案划分密级提出对内对外保密范围措施，科技人员及其他人员在调离本单位及退休前，应将从事专业全部材料移交、归档。科技人员在流动中不得将本人在工作中掌握的，由本单位拥有的技术秘密非法披露给用人单位，转让给第三者或者自行使用。
在《蔬菜新品种成果保密条例》中对蔬菜新品种成果的权益、蔬菜新品种成果及其转让与开发中的保密内容都作了详细具体的规定。例如：蔬菜品种的原始材料、中间材料、亲本以及育种程序、数据资料、蔬菜新品种的繁育基地的地点、繁种的品种与数量、基地联系人；蔬菜新品种开发、销售策略计划、种子经零价格的安排；蔬菜新品种包装版面（包括品种照像底片）均属保密内容；参与蔬菜新品种成果的开发人员，不得私自留用亲本或生产用种。原则上，亲本或原原种由主持人或有关负责人掌握，无关人员不得参与亲本的制种与保管工作；蔬菜新品种制种过程中，亲本或原原种要严格按需要发放，并及时收回多余的亲本或原原种，严防制种单位或个人私自留用或挪作它用。
在《北京市蔬菜种质改良实验室科学技术保密规定》中要求，凡进人实验室的工作人员，一律先进行保密知识教育，并与实验室签订聘任合同和保密责任书。凡是实验室的正式人员一律不准业余兼职，也不准从事与本技术领域有关的技术和经济的咨询和服务。保密项目的档案，应准确地标明密级，并坚持专人专柜管理。项目研究的技术路线和实验结果必须记录在实验室特定设置的记录本上。实验记录本要按顺序编号，每本要编页码，不得撕页，实验记录本用完用交保密员归档保存。客座及外聘人员在与实验室签订工作合同时要同时签订保密协议，遵守实验室的保密规定，对发表文章和申报成果承担保密责任。对于合作研究，要在协议中明确保密范围、时间及知识产权的隶属关系。
在接待外宾参观、讲学、考察时，不得涉及国家秘密和本所技术秘密；凡保密项目，未经批准，不得让外国人参观、照相，接待外宾参观要有专人负责、专人讲解，以保证实验室处于国际前沿水平的技术不失密。
从实际工作中我们深深感受到这些规章制度、保密措施，对保护本单位科技秘密、促进科学技术发展，起到了非常重要的作用。
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