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整理人: fanny101(2004-04-27 16:46:28), 站内信件
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二、管理者时间运筹原则和方法
时间管理，简单说来，是指职业管理者对时间的管理。具体地说，就是职业管理者为提高时间的利用率和有效性，运用科学的方法和技巧，对时间的消耗进行计划、实施、检查、评价、反馈等程序进行的一系列的控制活动过程。
职业管理者在时间管理中，要控制时间管理的程序。
首先，要确定目标，制定计划，分配每次活动需用的时间；
其次，实施计划，执行计划中要有一系列的方法和措施来保障；
第三，对计划执行情况进行分析检查；
第四，评价对时间的分配利用是否科学，并在此基础上，对不合理的部分予以调节；
第五，将整个时间计划的实施、调查、调节情况及时反馈，以便重新确定目标，做出符合实际需要的时间计划。
时间管理是管理活动的重要内容。职业管理者的一切活动都要耗费时间，而时间是有限的，如何把有限的时间用到必要的工作上，这是任何职业管理者都不容忽视的问题。
职业管理者时间管理素质是管理时间的基础。职业管理者要树立时间观念、时间成本效益观念和时机观念；要不断增强和完善自我控制能力，抓主要矛盾的能力，摆脱缠绕的能力；要熟练掌握和运用高效率工作的技巧，灵活运用时间的技巧，协调指挥的技巧；要科学地运用时间管理方法，诸如 ABC 时间管理法、系统时间管理法、运筹时间管理法、时间管理统计法、目标法和信息法等等。
职业管理者时间管理的基本内容是 : 工作时间管理和闲暇时间管理。前者是指日常工作时间管理、会议时间管理、电话时间管理、访客时间管理、公文时间管理、信件时间管理。后者包括起居时间管理、吃饭时间管理、社交时间管理和娱乐时间管理。
总之，时间管理是围绕如何提高职业管理者工作、生活效率为中心而进行的。其具体的内容、管理方法将在后面详细介绍，这里不再赘述。
( 一 ) 职业管理者的时间分类
从总量上讲，职业管理者的时间同其他人一样，都是一个常数，如 1 天等于 24 小时，但在管理活动中每个职业管理者用于工作的时间长短是不同的，各自具有自己的特点。
1. 按职业管理者的时间效率，可分为有效时间和无效时间
有效时间，是指为促进既定目标实现的活动所用的时间，包括必要的工作时间和闲暇时间；
无效时间，是指阻碍既定目标实现或与既定目标实现无关的活动所占用的时间，包括不必要的工作时间和闲暇时间。
把职业经理人的时间分为有效时间和无效时间，对于有效地利用时间有着重要的意义。通过记录自己的时间，集中自己的时间，管理自己的时间，从而可以评价职业经理人时间的有效率和无效率。
职业经理人的时间有效率越高，说明时间利用得越好；有效率越低，说明职业管理者的时间利用得越差。时间无效率则恰恰相反。
2. 按可控性划分，职业管理者的时间可分为可控时间和不可控时间
可控时间，是指职业经理人在自己权限内可以自由支配的时间，如公司经理对于公司内部可以安排的工作会议、阅读文件、接待计划内来访等所用的时间，都属于可控时间；
不可控时间 ，是指职业管理者受职权的限制，而不能自由支配的时间，如参加上级召开的会议的时间，计划外接待访客时间，突然性的工作时间及接电话时间等。
从一些发达国家的情况来看，职业管理者的不可控时间大于可控时间。管理职务越高这种现象越明显，也就是职业管理者的职务越高，其可控时间越少，不可控时间越多。
把职业管理者的时间分为可控时间与不可控时间的目的，在于尽量把不可控时间 变为可控时间，高效率地花费可控时间，这也是鉴别职业经理人能力大小的重要标志之一。
3. 按职业经理人的时间的性质可分为工作性时间和闲暇性时间
工作性时间就是职业经理人从事工作的时间。在我国一般实行的是 8 小时工作日，包括管理性工作时间和作业性工作时间。 8 小时以外的时间称为闲暇 性时间 ，包括满足生理需要时间和满足心理需要时间。
人的需要是多层次的。按照马斯洛需要层次论的观点，人的需要可分为五个层次，即 : 生理需要 ( 如吃饭、居住、婚姻、疾病的治疗等 ) 、安全需要 ( 如人身安全、环境安全、经济安全等 ) 、社交需要 ( 如友谊 、情感、归属等 ) 、心理需要 ( 如自尊、尊重、权威、地位…… ) 、自我成就的需要 ( 如胜任感、成就感…… ) 。以上五种需要层次是由低级到高级逐级上升的。
人们的需要并非永远固定在某一需要层次上，而是因人而异的。即使是同一个人，在不同时期也有着不同的需要层次。据国外推测 :1972 年美国有 20% 的人，其需要处于第一、二层次，他们对于劳动报酬表示关心；大约 80% 的人的需要处于第三层次；只有不到 1% 的人，其强烈需要处于第四、五层次。
美国心理学家戴维斯在美国曾作过调查 , 结果表明 : 随着社会的发展和生产力的提高，人们对精神需要所占的比例将越来越大。
了解需要层次理论，对职业管理者的时间管理是非常必要的。职业管理者要根据人的不同时期的需要层次合理安排时间，以取得事业上的更大成就。
( 二 ) 利用时间是一个极其高级的能力
虽然时间的运筹和管理是一个十分复杂的，涉及到现代科学的许多领域，是由许多因素决定的问题，没有也不可能有一个固定的管理模式，但是时间的运筹管理也和其他事物一样，有其自身的客观规律，而时间运筹管理的基本原则就是对这种客观规律的分析和总结，认真研究和掌握这些基本原则，将对管理好时间有一定的指导意义。
1. 目标原则
目标是时间运筹管理的基础，目标原则是时间运筹管理的基本原则。贯彻目标原则，要做到以下几点 :
A. 用目标来限制时间的使用
有目的的使用时间和无目的的使用时间，其结果有着天壤之别。从经济管理的角度讲，确定国民经济发展目标，用目标控制整个经济发展的速度和规模，就能使我们一步一步地实现既定目标，并不断去追求新的目标。从而激发我们不断超越现状，这样整体的时间运筹管理能力也会随之提高。
B. 正确选择目标
在经济管理中，要把握好时间这个要素，选好目标是关键。目标是期望达到的成就或结果 ，是管理行动的归宿。每个国家经济的发展，都有自己具体的工作和预期的目的和结果。这些要做的工作和要达到的目的就是目标。目标的确定是一个复杂的决策过程，以制定经济发展目标为例，既要了解社会发展需要，国家经济基础，现实经济状况，又要了解未来发展趋势，影响因素等，也就是说，选择目标要有一定的依据，要对各种不同方案进行反复分析、比较、筛选，来确定最佳方案。
C. 循序渐进，逐步实现
在选定目标后，应贯彻阶梯原则，也就是把目标分解为若干层次，循序渐进，逐步实现。因此，首先应设立总体目标，并把整个过程当作一个系统看待，同时每一个阶段性的目标应成为总体目标的有机组成部分；其次，要了解每一阶段性目标之间的内在联系；第三要使每一阶段的条件、环境、能力与这一阶段的目标层次相对应。
2. 效率和效果原则
在有限的时间里，要完成更多的工作就必须讲求效率，而效果是指由各种行为产生的有效结果，因此效率和效果原则也是时间运筹管理的基本原则。 效率是劳动成果与劳动量的比率，也可以说，是单位时间内完成的工作量的大小。在社会发展过程中，无论是科学技术的发明创造，还是管理科学的研究，无一不是致力于提高效率。“效率就是生命”已被人们所承认。对企业来说，谁的效率高，经济效益好，谁的生命力就旺盛，谁的效率低，谁就要亏损以至倒闭。我们的经济建设和经济管理应该学会向效率要时间。
与此同时，我们也应注意到效率所产生的结果，否则，会出现效率越高，效果越差的情况。比如一个企业不顾市场情况，盲目生产滞销产品，那么效率越高，产品积压越大，效果就越差。因此只讲效率而不讲效果，会因无法达到目标而导致严重的浪费。“效率是‘用正确的方法做事’，而效果是‘做正确的事’”。管理学家德鲁克的这句名言说明了这个道理。检验时间利用的好坏，不是光看“做了多少事”，更重要的是看“做了多少有效的事”。
3. 辩证原则
在高速度和高效率的时代，必须要牢记效率与速度的辩证法。辩证原则是管理和运筹时间的一个极其重要的原则。
从辩证的观点来看，运动表现于它的反面，即表现在静止中。正确的时间运筹管理，应该是动静相兼， 有静有动 ，而不是要求干什么都是动得越快越好。静的含义在这里是说在行动之前要学会科学地思考。如果我们想最大限度的发挥时间的效能，就必须在事前有一个全面的安排，这种周密的思考，表面上消耗了时间，实际上却为以后的工作赢得了时间。
任何事情都有一个渐进的发展过程，尽管我们经过主观努力，可以缩短这个过程，但是却不可以跨越这个过程。“欲速则不达”，急于求成不但会妨碍要追求的目标，而且会加速在错误的时间 做错误 的事情的速度。一味图快，以为越快越好，幻想出现奇迹，人为地拨 快时间 指针，片面追求高速度，反而失去了尽快发展经济，富民强国的宝贵时间。
4. 有序原则
有序，是指客观事物之间和事物内部各个要素之间有规则地排列、组合、运动与转化。时间的运筹与管理在一定意义上说，要遵循选择科学合理的时间次序的原则。
遵循时间管理的有序原则，就要使工作秩序条理化。工作无序，没有条理，必然浪费时间。西方的时间管理专家们在运用计算机作了各种测定后，为人们支配时间提出的各种“合理化建议”中有一条就是井井有条。比如说，木匠的箱子里有各种工具 , 每次收工时把工具放回固定位置，同把工具胡乱丢在箱子里所花费的时间相差无几，但效果却大不一样，如按固定位置放好各种工具排列有序，以后使用起来随手可得，如胡乱丢进去，以后再用，要花好几倍的时间去寻找。国外有一管理顾问，曾对某公司的管理人员的工作时间做过详细记录，发现一位在办公桌上堆满各种东西的经理，平均每天要花 2 小时 19 分钟去翻寻桌面上的资料。
工作有条理，既是最容易的事情，也是最困难的事情。在经济管理工作中，也经常会遇到由于没有安排好工作次序，而影响了工作进度，乃至造成浪费时间的现象。
时间运筹管理的有序原则还体现在对时间的支配上，也就是要明确目的，从全局着眼，分清主次，明确责任与权限范围，避免工作上的互相推诿和扯皮的现象。
贯彻有序原则还应注意工作内容的简化。化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱，事半功倍的有效方法。
工作内容的简化，包括省去不必要的工作，安排合理的顺序，简化事务性工作和增强预见性。应该经常记住 : 明确自己的工作目的，并使工作条理化，简明化，就能有效地利用时间。树立了现代时间观念，了解了时间运筹管理的原则，还要学会利用各种科学、有效的方法。怎样最有效地利用时间，是一个极其复杂的问题。恩格斯说 : “利用时间是一个极其高级的规律。”我们应该掌握时间运筹管理的方法，以提高时间利用率。
( 三 ) 时间运筹管理的统计法
人们要提高时间的利用率和有效性，就必须首先了解自己的时间都花费在哪些地方。所以要对时间进行运筹管理，就可以从对时间进行详细记录统计，分析时间浪费因素入手，有针对性地制定出节约时间的措施，以达到管理时间的目的。
时间运筹管理的统计法一般有以下步骤 :
1. 时间消耗的记录分析
时间消耗记录是通过对时间消耗的连续记录，获得时间消耗的真实信息，这是对时间进行运筹管理首先应考虑的基础性工作。
管理工作者通过对时间的记录分析，了解自己的时间都消耗在哪些方面，就可以找出浪费的原因，并有针对性地拟定改进措施。
时间消耗记录分析应注意的问题 : 一是时间记录要真实、准确。这是进行时间运筹管理的依据，自欺欺人是不能作为分析的依据的；二是切勿相信自己凭记忆的估计。从心理学角度讲，人的时间感觉是最不可靠的，即使一个人的记忆力再强，其对时间的记忆也是有限的，如果靠记忆，永远也不会明白自己的时间究竟是怎样度过的；三是要作好时间的预先分配，这样可以找出预定时间分配与实际耗用的差别，以提高预控时间的能力 ; 四是选择好自己的记录方法与时间。必须按照自己的工作性质、所处环境、工作目的等来选择适当的记录方法和时间。但无论选用怎样的记录方法，都必须把每段时间分清楚，而且有代表性，这样才能得到详细的记录资料，便于分析。
2. 时间消耗的诊断
时间消耗诊断的具体方法是至少在记录一周的时间使用情况后，分类统计时间使用的各方面情况，如会议时间、学习时间、谈判时间、业务时间等，并计算出各 类时间 占总时数的比例。通过诊断，要找出“非必要”的工作时间和浪费时间的事情，并可结合下列问题去进行分析 :
A. 哪些事情根本不必做 ? 在记录中占多少时间 ? 不必做的工作是指无助于目标和成果的工作，做了就是浪费时间。做了这类工作，说明你把不重要，不迫切的工作放到了重要位置上，这类工作占用时间越多，说明你在工作中的分类能力越差。
B. 哪些事情可以授权他人去做 ? 或他人去做效果更好 ? 有效的管理是通过各级的分层管理和工作，达到完成任务的目的。职业管理者，特别是高层职业管理者要经常对照岗位职责，检查哪些是应该自己处理的，哪些是应由别人去做的。对于应由他人去完成的工作，要合理的授权，并明确应承担的责任。
C. 哪些事情既浪费了自己的时间，也浪费了别人的时间 ? 我们常讲的“文山会海”就是这类事例的典型。因此限制会议，开好会议，已成为管理好时间的一个重要问题。
D. 有哪些工作错误在过去出现过 ? 占多少时间 ? 错误的重复出现，说明反馈系统出了毛病，需要检查调整。
3. 根据诊断结果，制订具体措施
通过汇录和诊断分析，可以帮助人们找到时间浪费的原因，并通过制订措施，来逐步消除时间浪费，找到最佳的时间消耗途径。
( 四 ) 时间运筹管理的 ABC 分类法
ABC 分类法是根据“关键的少数，次要的多数”这一普遍规律，按工作的重要性来进行分类管理，重点控制的时间运筹管理方法。
ABC 分类法的具体做法是 :
1. 列出工作清单，确定 ABC 三类工作
职业管理者应把自己的工作看成一个有机的整体，然后分析每项工作在系统中的作用。在分析时，可以提三个问题 : 能不能取消它 ? 能不能与其他工作合并 ? 能不能用简便的方法来代替 ? 经过这一过程后，再根据工作的重要性、关键性、迫切性和有效性分为 ABC 三类。
A 类是最重要的、最迫切、会产生重要效果和影响的工作，职业管理者对这类工作应当确信 : 必须做好，现在必须做，必须亲自做。这类工作只占总工作数量的 20 ～ 30% ，但必须花费 60 ～ 80% 的时间去完成。
B 类是比较紧要和迫切，但无太严重后果和影响的工作。这类工作最好由自己去做，也可委托别人去办。这类工作占总工作量的 30 ～ 40% ，所花费的时间一般应控制在 20 ～ 40% 。
C 类是无关紧要，不迫切，影响小，无严重后果的工作，可以不做或交由别人去处理。这类工作虽占总工作量的 40 ～ 50% ，但要尽量把时间控制在零。
确定了 ABC 三类工作后，要找出关键性工作，排出工作顺序。
2. 按照工作类别填写 ABC 分类表
职业管理者要根据工作类别、工作项目、预分配时间等内容填写 ABC 分类表。
3. 实施
职业管理者应全力以赴投入 A 类工作，做到专心致志，直到最后完成，取得成果后，再转入 B 类工作。 C 类工作能减则减，如有必要可将其纳入 B 类。这样就减少了许多次要的、无成果的工作，同时也避免了时间的浪费。
( 五 ) 时间运筹管理的 PERT 方法
PERT 方法 即网络 计划技术，是一种先进计划方法，在经济管理中有广泛的应用，由于它可以通过网络图的安排来调整各项工作，使得同样的工作内容可以在较短的时间内完成。因此，在时间运筹管理中也不失为一种好方法。
网络计划技术的基本步骤如下 :
A. 划分工作项目，要把整个工作划分为若干项目，分析各项工作之间的相互关系，并排列先后顺序。
B. 确定各项工作所需要的时间。
C. 绘制网络图。
D. 计算网络的各项时间值。
E. 确定关键路线。
F. 采取措施，调整、安排计划。
例如，有一项工作，包括以下几部分 :
A 项，需要 3 小时；
B 项，需要 1 个时；
C 项，需要 0.5 小时。
假设完成全部工作可以有几种安排方法 :
第一种，串联方法
全部完成需 4.5 小时。
第二种，并联方法
全部完成需 3.5 小时。
第三种，串并联方法， 即网络 计划技术
全部完成只需 2.5 小时。
这个例子说明，采用网络计划技术，可以使同样的工作，由于不同的安排而使工作过程更科学、更合理，同时也节约了时间。
时间运筹管理的方法还有很多，只要我们能认真学习，努力实践，一定会赢得更多的时间，创造更多的财富。
( 六 ) 信息时间管理法
1. 基本原理
信息时间管理法，就是充分运用现代管理中的精神动力和信息动力，从分析职业管理者管理时间的行为的发展过程入手，采取形象鲜明的时间管理信息，造成一种强烈的节约时间的外部环境，增强职业管理者的自我约束能力，增强时间观念，养成珍惜时间的良好习惯。
每个职业管理者都从事着区别于他人的工作，面临着不同的外部环境，他们自身素质和能力也是千差万别的。究竟哪些因素决定时间管理效果呢 ? 心理学对人的行为作了如下公式描述 :
B=f(P.E)
式中 B ――行为
P ――内在因素
E ――外部条件
可见人的行为无非取决于内在因素和外部条件。时间管理的有效性也取决于这两个方面。信息时间管理法主要是利用一定的外部信息，作用于人的内在因素，产生某种动力和压力，促使人们科学地利用时间。
每一个人都有自己的好恶和行为方式。在无妨大局的情况下，谁也不愿意压抑自己，歪曲自己，更不愿意与自己作斗争。因此， 很难框死自己 的时间，想干什么就干什么，一般不约束自己的行为。例如，我们平常觉得没事的时候，总想着去看电视，去旅游，去跳舞，这似乎比工作更能吸引人。一般的人都是需要动力和压力的，这两种力量越强，越有利于职业管理者利用时间。有一个高中毕业生，考大学的愿望十分强烈，因此，他拼命地学习，珍惜每一分钟，终于如愿以偿。还有一名女工被一名大学生抛弃了，她产生了从未有过的动机，立誓在事业上要超过抛弃自己的恋人。她克服了人们难以想象的困难，奋斗了两年，考上了研究生。陪伴着她成功的有动力和压力。这两个力是时间管理的有效工具。
人们行为是由动机支配的。动机是怎样产生的呢 ? 是通过人的需要。所谓需要，是指人对某种目标的渴求与欲望。
职业管理者必然有各种需要，但各种需要所占比例不同。在人们基本解决了生理、安全需要以后，管理时间的动机主要来自成就需要和精神需要。因此，凡是成功的职业管理者都具有强烈的成就欲，而且是一个爱惜时间的人。其具体过程是 : 当人们的某种需要不能满足时，心理上就会出现一种不安和紧张状态，紧张的程度与需要的迫切性成正比。这种紧张状态就是动机。动机驱使着人们选择或寻找目标，进行满足需要的活动，一旦需要满足，动机解除，然后，又会有新的需要，造成新的行为。
因此，关键是要通过客观条件造成的信息动力，影响职业管理者时间观念的形成和时间管理行为的产生，激励人们高效率地工作。
2. 信息时间管理的方式
这里所说的信息，是指经过加工整理、被人们理解和认识的，对职业管理者管理时间有影响的数据和资料。它有多种表现形式，如语言的、书面的、数字的和文学说明的。它有各种媒介，报刊、广播、电视，甚至传统、作风、爱好、志趣等，都是信息动力的组成部分。
A. 对职业管理者生活的全过程进行时间管理的信息输入
从卧室到办公室，从餐厅到会议室，都布置有时间管理的信息，使职业管理者每时每刻都感到时间的宝贵，潜移默化地受到影响和启迪，形成强烈的时间观念。
B. 对下属的时间进行管理，促成一个良好的时间管理环境
一个时间观念很强的职业管理者，他召集会议，说几点开始就几点开始，从不推迟，不管人多人少都是如此；计划几点结束就几点结束，差不了一分钟。这样，他本身接受了时间管理环境的信息，而且给下级起了表率作用。因此，他召集的会议，人们都准时到会，效率很高。创造一个全员时间管理环境很重要。例如 : 在你周围的人都决定晚上去看电视，你读书心里也不踏实；如大家都读书，你也就心安理得了。若有几个人没有较强的时间观念，总找你聊天，到你那儿东看看，西瞧瞧，必然会影响你的工作。突然的打扰，会引来消极因素的环境――烦躁、紧张、厌烦，甚至敌意等情绪，应当尽量避免。
C. 借鉴你最崇拜的企业家的经验，看他们是如何管理时间、约束自己行为的
在日本东京钨公司的会议室里，贴着《会议七条规定》，开头第一句是“要有效地开会”。下面 7 条是 :(1) 要准时出席； (2) 会议时间控制在 90 分钟以内； (3) 要很好地考虑，采纳代表的建设性意见； (4) 不要固执己见； (5) 按多数人的意见作决议； (6) 结论要在当场确认； (7) 中途不要退席。这是少开会，开短会的有力保证。“时间就是金钱”，这是日本人常说的一句话。日本大分热轧厂每分钟轧 12 吨钢材，每吨 6 万日元。 1 分钟就是 70 多万日元。这个概念在全厂职工脑子里印记很牢。一些日本企业的电话簿上写着 : “讲话不要超过 3 分钟”“少说无聊话”。这些都是信息时间管理法的具体运用。
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