发信人: a791015()
整理人: hnyjchuhong(2002-02-26 17:29:28), 站内信件
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系统管理
系统管理员可以通过该模块进行整个系统的维护和管理。具备建立机构及设置机构参数；设置公司各个办理部门的基本信息和功能模块；设置用户及分配使用权限；建立、编辑各种应用流程；设置各机构总文秘。
系统管理功能如下：
Ø 建立角色
角色定义是系统定义的各种流程能否正常运转的最基本条件。角色的定义是根据应用单位所要通过系统要实现的各种业务流程来定义。
Ø 机构及部门管理
按照应用单位的组织机构建立组织机构模型。该功能是使得用户如何实现公文正常运转的关键。
Ø 用户管理
因为系统是建立在NOTES平台之上，所以该功能是使NOTES用户成为系统合法用户的关键，同时还应定义每个用户的部门和角色。
Ø 定义工作时间
由于各单位的作息时间不尽相同，在使用系统之前需定义本单位的具体作息时间，目的在于使各种流程定义与实际工作中的业务流程相符。
Ø 流程定义
系统管理员在将各种基础数据设置完成后，需要进行应用流程应用设置。所设置的应用流程应尽可能同实际工作业务流程相符，而且过程的定义是有顺序的。
Ø 工作定义
系统管理员在将流程和工作表单设计完后，最后一步需要进行工作定义，主要实现流程运转与各个应用数据库的连接。
公文管理 收文管理 收文登录、收文拟办、收文的跟踪运转、监控以及归档，对工作流程进行跟踪、催办。
发文管理 包括发文起草人拟稿、部门领导审稿、会签以及单位领导签发文件。
档案管理 包括档案归档，档案借阅，档案销毁等功能，实现文档自由组卷、分卷、合卷、以及卷内文件调整。
办公信息 会议管理 资源预定，会议安排，自动发会议通知，记录会议纪要。
考勤管理 人员外出记录，量化办公业务，员工考评。
人事管理 新员工招聘，员工记录管理，人力资源查询。
培训园地 制定培训计划，培训通知，资料备案，结果考评。
资产管理 资产登记，使用、维护跟踪。
图书管理 图书归档，查询管理。
客户管理 客户记录登记，客户信誉评价。
车队管理 用车申请，预约用车时间，使用记录，车辆空闲时间查询。
办公用品管理 办公用品购置申请，使用登记。
办公设备管理 设备购置登记，跟踪维护和使用状态。
值班管理 值班登记，签批，值班时间统计。
Iso9000管理 ISO9000程序跟踪，文档归档。
业绩管理 员工个人评估，经理评估的结果查询
工资管理 工资单的整理发放，用户查询。
公共信息 电子公告 电子公告栏，可以发布通知、通告和各种消息，可限定发布范围和有效期。
聊天室 用户在线讨论
电子论坛 提供讨论和交流园地，可限定讨论范围，具有讨论组的功能。
综合信息 提供列车时刻表、航班时刻表、长途区号、邮政编码等信息。
规章制度 公司规章制度的发布，及员工查阅。
政策法规 系统用户对相关政策法规的参考。
公司刊物 企业文化园地，定期发布电子刊物。
公司通讯录 公司内部员工及外部重要客户的通讯录登记，查询。
办公办事指南 办理公司各个事务的程序指南。
大事记 公司大事记的发布。
留言板 出差留言
个人信息 个人信箱 提供电子邮件的收、发、起草、分类等功能，快速、高效、安全。
名片夹 名片的收集、整理，实现多种高效的名片检索方式。
个人记事本 个人记事，按分类记录。
个人日程 用于安排个人的各种活动。提供活动时间表，并可根据安排自动提醒介时的安排内容。
系统管理 流程配置 包括角色管理，部门管理，用户管理，工作时间管理，任务定义等功能，用户可根据自己的需要定制流程，并实现先进的可视化配置方案，极大程度的简便了用户操作。
工作跟踪 实现流程管理，提供图形化的工作进程提示，显示当前处理状态，实现提醒，催办等功能。
系统说明 提供详细的系统使用帮助。
个人工作台 实现待办工作，在办工作，办结工作，催办工作，新的工作等功能。
设计原则：紧紧围绕单位办公业务流程，结合简单、实用、灵活的指导思想，同时考虑系统的安全性、可实施性和可维护性，进行优化整合，确保办公系统规划、设计的正确性、合理性和充分性。
系统是基于Lotus Notes(Domino)开发的流程事务类管理系统，E—Office办公信息系统是基于强大的Lotus Domino R5 平台开发而成的。Domino R5是一个能够适应各种规模组织机构的电子邮件服务器，同时也是一个开放、安全的群件及Web应用服务器，具有内置的关系数据库连接能力和Internet/Intranet扩展能力。可靠、可用、可伸缩的基础架构确保了系统的高效运行和扩展能力。系统运行的服务器端环境为Lotus Notes(Domino)服务器，客户端环境是Lotus Notes；系统的主要特点如下：
l 操作界面友好。系统采用800X600分辨率的图形界面，鼠标操作将部分Windows传统的双击简化为单击，方便了用户操作。
l 流程性能优越。本系统和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。
l 完善的流程跟踪和控制。系统对公文流转的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。
l 工作环节的时间定义。系统可以给每个工作环节定义缺省的工作时间，如部门审核要在一个工作日完成。如果没有完成，系统会进行报警。
l 工作时间表定义。倚赖用户定义的工作时间表计算任务的各类处理周期。有鉴于每一用户单位的正式办公时间及每一地方的节假日都不相同，要求用户提供工作时间表的依据。特别是需要严格掌握任务逾时执行情况的单位，工作时间表的准确性尤为重要。
l 超强的文档管理功能：方便地管理非结构化的文档，包括音频、视频等多媒体信息，对文档整个生命期内的各阶段进行控制，保证办公业务规范、有序地进行。
l 具备与上、下级系统、平级系统之间的接口，使办公环境可以与其它相关环境进行通信，授权访问和自由传递数据。
l 支持移动办公、异地办公本系统已经具备移动办公或异地办公的功能。当领导或工作人员外出时只需要在笔记本电脑中装入本系统的环境及个人标识符文件即可通过拨号上网远程访问办公自动化系统，查看、办理本人的待办事宜，查询最新文件。另外领导也可以在家用计算机中装入本系统的环境，在家中待办事宜、查询信息。
l 动态的权限分配。系统提供如下功能：用户可利用系统根据自己的业务定义流程；在部门调整和人员变动情况下，对部门和人员情况进行重新设置，并进行权限再分配。
l 完善的安全机制：提供基于RSA体系的用户/服务器身份认证与加密，如SSL；提供基于存取级别的访问控制，如ACL。保证了从网络到服务器、数据库、文档各级内容的安全。
l 集中统一的管理：用户可利用系统管理模块对机构单位、人员、应用数据库等公共信息进行集中统一的管理，确保数据的一致性。
l 高效的作业跟踪：在处理过程中，系统自动记录作业状态，对作业跟踪。
l 系统定义正文为Word（.doc）格式，另外可以添加附件，附件可以是Excel，各种图片，HTML网页等格式。这样可以系统为核心，通过和别的办公处理软件如Microsoft office等无缝集成，即保证对原有软件系统的投资，和资料的重利用，在另一个方面，又扩展了系统的能力，把文字编辑、排版、图象处理、报表定义和统计生成的工作交给专业的软件实现，实现了双赢的效果。
l 通过对权限定义到字段的技术处理，不同职责的人员只能处理自己权限内的字段内容，这样在一个界面内实现了一般人员拟稿，文书登记编号，档案管理员归档等操作，使文档的处理流程一目了然，同时减少了重复录入的工作量。
l 能将处理完毕的公文自动地存入库中，并可以提供管理、借阅、查询文件和生成案卷的功能。管理员借助该模块实现案卷检查登记、案卷移交、销毁、案卷类目的统一管理；支持网上借阅和手工借阅；支持条件查询、分类查询和全文检索，并对结果进行统计；能够自动生成卷内文件目录、分类案卷目录、案卷总目录、案卷索引目录，方便打印输出。有利于加强档案管理，充分发挥档案管理的价值。
l 外部数据库互连：通过Pump或ODBC方便地联接多种关系数据库，如Sybase、Oracle，将原有的业务数据库系统集成进来，实现业务流与办公流的完美结合，形成一个实用的、易于扩展的综合办公/业务信息网络系统。
l 完整的Intranet/Extranet/Internet应用体系：全面支持Web访问方式，可根据需求把办公业务从Intranet安全地延伸到Internet，实现网上办公和政府上网，形成一个强大的、覆盖整个机关、面向全社会的信息网络系统。通过Extranet实现和其它政府机关之间的互连。
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