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整理人: qiang(2001-12-26 21:08:57), 站内信件
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Office软件使用常见问题解答集锦
office系列软件作为我们最常用的办公自动化软件被广泛应用，在使用中我们会遇到各种各样的问题。下面就使用中的几个常见问题作出解答。
问题：我从事的是文秘工作，由于我使用的计算机是整个办公室公用的，所以我保存在硬盘上的文件经常会被修改。我使用的是word 97，请问有什么办法能让我保护自己的文件不被修改吗？
答：word 97中为了保护用户文件的安全，提供了多种方法来限制对文件的存取。对于那些只有您自己能查看、修改的文件，可以通过设置打开文件密码，防止没有被授权用户打开文件；对于那些允许别人查看但没有经过授权不能修改的文件可以指定修改文件的密码，让没有授权的用户只能以只读方式打开文件；也可以隐藏编辑内容来防止别人查看。
设置密码的方法很简单。要给文件设置打开文件密码，先打开该文件，然后单击“文件”选单中的“另存为”命令，单击“选项”按钮，在“打开权限密码”框中键入密码再单击“确定”按钮，在“请再键入一遍打开权限密码”框中再次键入该密码，单击“确定”按钮，然后保存该文件即可。这样在下一次打开该文件时，系统会要求打开文件者输入打开文件密码，若密码不正确，则会拒绝打开的要求。要给文件设置修改文件密码，同样是以上的步骤，在“修改权限密码”框中键入密码再单击“确定”按钮，然后再确认键入的密码后单击“确定”按钮，保存文件后密码就生效了。这样在再次打开文件时系统要求输入密码，若密码正确则以正常方式打开文件，否则只能以只读方式打开。
需要注意的是，在设置了密码后，最好在安全的地方保留该密码的备份以免忘记，因为一旦忘记了密码，您同样也无法打开或修改文件了。
如果不想对文件设置密码，可以在编辑文件的过程中对编辑内容进行隐藏。首先选中要隐藏的内容（将内容变为反向显示），然后打开“格式”选单，选择“字体”命令，在“效果”栏中选中“隐藏”，确定后这部分内容就被隐藏了。
问题：我在使用word6打印文件时出现“字体太多”和“文档字体”错误提示，请问是什么原因，该如何解决这个问题？
答：解决这个问题的方法就是以图形方式而不是字体方式进行打印输出，truetype字体支持这种方式的输出。首先单击“文件”选单中的“打印”命令，打开“属性”按钮，单击“高级”选项，选择“truetype字体”，在出现的对话框中选择“将truetype打印为图形”选项即可。
在打印时出现“文档字体”错误提示，可能是计算机或打印机不识别该字体，认为是无效字体。可将这些出现错误的字体更改为word字体。具体做法是：打开“工具”选单中的“选项”命令，选择“兼容性”选项，单击“字体替换”按钮，在“字体替换”下的“文档所缺字体”框中单击所缺少的字体名称，在“替代字体”框中单击另一种字体进行替换即可。
问题：我经常需要在录入过程中设置不同的标题、段落字体大小，工作十分烦琐。请问word 97中有没有办法自动完成这些设置工作，而且能够很方便地进行控制？
答：word 97中提供的“大纲视图”可以非常方便地满足您的这种要求。在“大纲视图”中，用户可以利用工具栏按钮方便地设置不同级别的字体大小、快速移动文档和升级、降级标题。而且“大纲视图”与“普通视图”能方便地切换，便于用户对于文档的修改。
要使用大纲功能，单击“视图”选单中的“大纲视图“按钮，进入大纲视图显示模式，利用大纲工具栏就可以对文档进行操作。工具栏中的阿拉伯数字表示的是标题级别，级别越高，字体就越黑越大。在输入某一段文档前，选择需要的级别就能输出相应大小的字体。在大纲视图下，可以非常方便地移动标题，标题移动后，标题下的文档也随之自动调整，而且系统也能自动对标题进行重新编号。用户还可以使用“文档结构图”按钮非常方便地对文档进行控制。
问题：我使用excel97在一个单元格中输入文字时，经常会有较长的文字段，一般在超出单元格的宽度时不是自动换行输入，而是继续在一行输入，破坏了我设计的格式。用回车换行在调整单元格宽度时还得重新排版。请问怎样才能让输入的文字自动换行呢？
答：excel中提供有自动换行的功能，在“格式”选单中选择“单元格”选项，打开“对齐”对话框，选中“自动换行”按钮，确定后再次输入就可以实现自动换行了。这种设置只能对一个单元格起作用，因此在每次遇到较长输入时都需要进行自动设置。
问题：我使用excel建立了很多文件，文件都建立在我自己建立的目录中，可是每次打开文件都需要重新指定文件位置。我怎样能将自己的目录设置为默认位置？
答：在excel中，文件的默认位置是系统指定的，用户也可以根据自己的需要指定默认位置，这样可以方便地打开、存储文件。具体设置步骤是：在“工具”选单中选择“选项”，打开“常规”对话框，在“默认工作目录”中键入您想指定的目录，确认后即可。
问题：我在使用word时，发现显示的坐标线有时是横线，有时又是网格线，这是设置的问题吗？可以在什么地方进行设置？我在打开一个文件未作任何修改再存储时发现文件的长度变小了，这是为什么？
答：显示的坐标线是横线还是网格线是由用户的设置决定的，你可以在绘图工具栏的绘图设置里进行设置。在word中保存文件出现时大时小的情况很正常。在word安装之后的缺省设置中有快速保存项，每次用户修改文件时保存的是修改部分，因此文件的大小会比正常的文件大小要大。如果你想每次保存文件显示实际的大小，可以去掉这个选项保存。
问题：前几天，我的电脑不知为何字体不能显示，右上角控制窗口大小的符号（-、×等）、下拉选单右侧热键符号等均被一些奇怪的符号或数字代替，同时打开word，发现除宋体外，所有字体均不能显示。
答：用系统盘启动，然后进行磁盘扫描（scandisk），提示窗就会告诉你缺少了什么文件，到另外的一台使用同样系统的计算机，找到你机器上提示窗告诉你缺少的文件，拷到你的计算机上，重新启动，看看问题解决否。如果没有，那你只好用最根本的解决方法：重装系统。当然，也可以在windows界面（cgi）下重装windows，同时保留所有高版本的文件。
问题：我在word 97的文档中编辑了图形和表格，用打印预览显示正常，但用打印机输出时图形和表格的边框没有输出，请问是什么原因？
答：在word 97中出现这种情况可能有几种原因。一种是在输出时你选择了“草稿输出”选项，用这种选项输出的文档没有图形和格式。打开“工具”选单，选择“选项”命令，单击“打印”选项，取消“草稿输出”，确定后再打印输出。第二种可能是没有确定图形打印选项。在“工具”选单中选择“选项”命令，打开“打印”对话框，在“打印文档的附加信息”中选择“图形对象”，该选项用于图形的打印。
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