发信人: hnyjchuhong(楚泓)
整理人: hnyjchuhong(2001-12-15 20:00:01), 站内信件
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注: 此文為3年前的資料,但是到3年後的今天,又有多少企業真正做到了做好了這一點呢,這個問題值得大家反思.
在企业中,相关资料的取得、交换与运用,主要是通过"文件"的形式得以实现。"文件管理"是指储存、回取、追踪以及管理企业内的文件。早期的文件记录在纸张上,我们使用档案柜来储放文件资料,并利用笔画或字母顺序来协助回取、追踪、管理等工作。随着科技的普及
,纸张文件通过数字化可转换成电子文件。在多媒体快速发展的今天,电子文件更跳离了纸张文件的格局,融合了文档、表格、图形、影像、声音、动画及多媒体等形式。这一发展趋势的结果是文件管理的工作将被电脑取代,因此我们必须使用自动化的工具来存取电子文件。
基本的文件处理包括存取、操作文件,这些工作包括了文件的产生、归档、调阅、追踪以及管理。一个文件管理系统,必须有效地满足工作人员文件处理的需求,降低工作人员处理的负担,其基本功能分述于以下10点。
1、通过商业软件来产生与编辑文件
工作人员通过各式各样不同的商业软件来产生并编辑文件,例如文书排版软件、电子表格软件等。一个好的文件管理系统,必须允许工作人员用他偏好的软件来产生及编辑文件,而不需要重新熟悉新的商业软件。
以文书排版软件来看,Microsoft Word与Lotus WordPerfect产生的文件有截然不同的格式。一个好的文件管理环境,必须能统一管理不同商业软件产生的文件,在提供一个整合环境的同时,能考虑到个性化的需求。
2、文件的归档和调阅
文件产生后,文件管理系统必须协助工作人员将文件归档,就如同纸张的文件以档案柜来储存文件一样,文件管理系统必须决定将电子文件储存于何处。不同的是,文件储存的位置应由文件管理系统来决定,而文件管理系统可以从文件本身的一些线索,如文件建立者、文件
内容、文件所支援的企业流程等来决定文件的储存位置。
就调阅文件的需求而言,工作人员应该通过有意义的文件名称来调阅资料,这个文件名称应能概略地描述出文件的内容。
3、企业文件储存构架
好的文件管理系统,必须确保企业内所有的工作人员在同一个储存构架内来存取文件。在相同的时间内,文件可能被不同地方的许多人共享。一个好的储存构架定义了将文件储存何处,并确保所有人能够快速地存取文件。
以电脑的术语来说,传统的档案柜相当于文件服务器(file server) ,它可以通过计算机网络来存取。企业文件储存构架必须定义企业内文件服务器的位置,使得文件能储存在适当的文件服务器中,并确保任何需要参阅此文件的人都能轻易取得,不必担心文件位置的问题。
4、储存媒体
工作人员亦需要将文件储存到不同的储存媒体内。除了存放在区域网络上的文件服务器外,文件可以储存在硬盘、软盘、CD-ROM、光盘柜等不同的媒体内。
大致说来,不同的媒体满足了不同的文件储存需求。例如,将文件储存在软盘片上,工作人员可以将文件移动到其他的工作环境中,使它可以在客户办公室内的电脑上工作;光盘柜则在备份大量文件的同时,能保证使用者在合理的时间内存取文件,是一种符合成本效益的解决
方案。一个好的文件管理系统必须能依据企业的文件管理需求,来决定储存媒体与存取方式。
5、文件的备份
储存系统的文件是企业重要的资源,系统必须提供适当的机制来确保其安全性。管理者必须定期地将文件备份到适当的媒体中,以免突发状况的发生。
随着时间累积,系统中的文件也不断增多。由于个别文件服务器空间有限,管理上需要有第二级的储存媒体,以较大空间来存放长时间未使用的文件。当然,这些文件可能会在不定的时间内被参阅,文件管理系统必须提供工作人员调阅旧资料的机制。
6、文件的共享
一个整合的文件管理系统,必须允许单一文件被多个工作人员存取,因此,系统必须提供良好的机制来维持完整性。例如,文件管理系统必须防止两个不同的人,在同一时间内修改同一份文件,但系统可以允许一个工作人员在修改一份文件的同时,多位工作人员可以读该文
件。
7、多种不同来源输入
许多工作人员通过外部资料来源来产生文件,这些外部来源可能包括纸张或电子的格式。文件管理系统必须支持工作人员将资料载入各式各样的电子档案,并整合不同格式的电子文档。
对于纸张格式,系统必须能够提供电子扫描技术,并配合字形识别技术(OCR),将纸张的文件转换为电子形式。一旦转换完成,工作人员即可调阅或编辑此电子文件。
8、文件阅读
工作人员需要能阅读各种格式的文件,但是却不需要载入用来产生此文件的应用程序。例如,若工作人员存取一份与标准作业流程相关的文件,他只是要察看其内容,并没有打算去编辑此文件,在这种情况下文件管理系统必须提供阅读文件的机制。
否则,若观看档案必须通过产生此文件的应用程序,则每台机器上必须安装所有未来必须用到的应用程序的合法拷贝,从而造成庞大的软件费用。
9、文件版本的控制
版本控制提供了追踪文件内容变动的能力。工作中的文件常需要多次被校正,因此必须允许多位使用者对原始文件进行多次的修改。
修改后的文件经复阅与核准后,才产生最终的文件。版本控制也提供了工作人员追踪整个文件产生的过程,诸如涂鸦、创意等等也在过程中记录下来。例如,在政府合约文件产生的过程中,某位工作人员产生了合约的初稿。在整个合约签订的过程中,对合约文件的增加或修订会不断发生。保留合约的初稿与所有的修订过程,有助于后人了解签订合约时的过程,等于是把经验记录在文件中。
10、安全性
对于未授权的存取,文件管理系统必须提供安全控制的能力。根据内容的不同,文件可区分为不同的安全等级。例如,对于人事命令的签核,在产生过程中必须保持高度的机密,只允许有限群体的成员存取。但是,一旦公布后,此文件必须让所有人都能读取。
文件管理系统必须能让工作人员根据不同文件内容,指定不同使用者拥有不同的存取权限。
在越来越重视办公室员工生产力与工作品质的今天,提供一个有效的、自动化的文件管理工具,实为非常重要的。好的文件管理系统不仅提高了效率与品质,更能累积公司经营的智慧和成果。
(文 唐进华) <摘自計算機世界>
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