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发信人: tosand(星之伙) 整理人: tosand(2001-11-26 09:39:59), 站内信件 |
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主题：项目管理杂谈（3）项目的组织 版权所有：余人0109 原作 提交时间：17:47:17 08月14日 (3)谢谢SPRING的鼓励，就你提出的问题，这涉及到项目的计划，我是准备作为一个专题以后要讲到的，这里我简单说几句。首先澄清一个观点，从理论上来说，项目经理和项目所涉及的专业完全没有关系，即使对相关专业一窍不通，仍可以进行项目管理。从我的经验来说，这个说法不错，但在实际工作中，具备一定的专业背景是非常有帮助的，可以节省很多时间，避免一些不必要的风险。 记得我的一个师傅（我有过四个师傅，一个马来西亚华人，一个挪威人，一个芬兰人，一个英国人，跟他们共事很有意思，以后再讲）曾经说过，你不知道并不可怕，可怕的是你不知道你不知道！而对所涉及专业的不了解，就意味着你不知道你不知道，就意味着你无从知道有可能存在的危险。那末怎没才能知道哪？只有实践，在第一次的实践中要多问，弯路是肯定要走的，时间也会多花，这个代价是值得的。同时，对项目经理的要求也不会太高，能满足你知道你不知道就足够了，毕竟很多专业问题应当由技术人员去解决，而不是项目经理，你所要做的就是当问题出现时，知道属于哪一类的问题，该由谁来负责，就足够了。否则的话，以做个游戏为例，就要求一个人既要做策划，又要做引擎，还要做美工，音乐，也许有这样的天才，我是没怎么见过。至于另一个问题，仍是由目标开始，先明确要做的产品，性能，外观，成本等等，再把要做的工作逐步细化，并对每一项进行时间和资源的量化，即使对没做过的也要如此，不准确可以即使调整，但从一开始就要有个预计的数字，而这一部分，理所当然在风险分析中应当占据很大比重。只能简单说到这里，可以给我发MAIL，提供更详细的情况，希望能给你更多帮助。 另外提一句，我发现这里很多求助的人的问题太抽象，拿这个做题目可以写本书了，很难在这里回答，所以，越具体越好。 言归正传，下面说说项目的组织。 说到组织结构，可以分为两种，一种称为LINE ORGANIZATION，一种称为PROJECT ORGANIZATION，它们有着本质的区别。LINE ORGANIZATION通常是按职能划分的，较稳定，长期存在，我们常称其为RESOURCE POOL，为项目提供所需人力资源；而PROJECT ORGANIZATION是按项目划分的，因项目而生，随项目结束而解散，人员来自不同的LINE ORGANIZATION，为同一个项目而聚会到一起，而项目经理，就是这个临时团队的领导者。 在一个项目组织里，可以分为三个层次，第一层，是项目的资助者，我们称其为 STEERING GROUP，职责是负责批准项目的立项，提供项目所需资金，在每一个TOLL GATE时审查项目经理的报告，决定项目是否继续，同时也是定期的项目进度报告的接收者。 第二层，是项目管理层，包括项目经理，助理项目经理，可能的话，还有对各个 部门的协调人，这个集体由项目经理领导，负责整个项目的协调，控制，进度，报告，同时也是对客户（如果有的话）的主要接口。 第三层，是由各部门参与项目的人员构成的项目组成员，由各职能部门的不同， 负责项目中的不同部分，做具体工作。他们应当按项目计划要求完成自己的任务，并有义务对项目经理定期报告所负责领域的进展情况，提醒项目经理可能存在的问题。 值得一提的是，这个结构只是个大概的轮廓，由于项目的不同，会有很多变化，但从逻辑上来说，都应有这三个层次的存在。 对于很小的项目，有可能第一，第二层合二为一，对于大型项目，会有更多的层 次存在，比如说，对于每一个参与项目的职能部门，他们的任务也是一个项目，那末其协调人就是一个子项目的项目经理，依此类推。在这种情况下，结构一定要在事先 明确，以避免在进行中的职责，权利不明，沟通渠道不畅。 (4)项目管理是一项主要与人打交道的工作，与人打交道是最难的，这样领导能 力就成为项目经理的必须。 LEADERSHIP，我将其称为领导艺术，是一门专门的学问，我没有时间，也没有能力在这里专门讲述，希望每一个项目经理都有机会能参加这方面的培训，至少要找本书自己读读，在这里我只提跟项目管理直接相关的几个方面，以理解在项目管理中领导艺术的重要性。 先说说团队合作，一个项目组织就是一个团队，而项目经理就是这个临时团队的 领导者。是团队就必然要经历团队的几个过程，初创期，磨合期，生产期，结束期。一个项目成立，成员来自不同的部门，彼此或认识或不认识，对于大多数人来说是不熟悉的，接着开始干活，慢慢的彼此熟悉，其间会有冲突，争论，甚至争夺领导权，自然而然某些人在团队里成为大家信赖的人，建立起领导权威，大家逐渐熟悉了对方的工作方式，建立了相互信任，工作效率明显提高，然后，大家已成为配合默契的伙伴，一切都在井然有序的高速运转，效率达到最高，终于有一天，项目结束了，团队 解散，大家回到各自部门。 好的项目经理能够使前两个阶段尽量缩短，使整个团队迅速进入第三个阶段，而 做到这一点并不容易。一个经验丰富的项目经理在团队成立之初，通过项目目标的确定，项目的范围，各个相关部门的责任等讨论及定案的过程中，就能够树立自己的威信，建立起团队成员对自己的信任。 再说一下对自己下属的领导，在这里举两个例子。 在一个省内扩容项目中，我有3个助理，同时还有3个工程项目经理作为工程公司 的接口，工作范围大概是按照地区划分的，我对我的助理们的工作通常不过问，除了定期的报告，他们主动来找我请示外，一般不介入他们的具体工作。原因有几个，一是在我到任之前，他们都已经至少做过一年的助理了；二是考虑到我将来总要离开，他们要作为项目经理而独立工作，我有意不作具体的介入；三是他们的年龄都比我大，总要给人留几分面子。终于有一次出了问题，一个工程师到了现场，发现有些设备未到，打了报告给工程项目经理，工程项目经理报告给了我的负责该地区的助理，他告诉了我，这一地区的后续工作因此推迟。而实际上，在工程师发现缺货两天后，他发现这是一个由于自己经验不足产生的错误，他没有撤回自己的报告，只是打了个电话给工程项目经理，工程项目经理转头就把这个事情给忘了，所以在我的记录里，这里一直不能进行后续工作直到我们发现了这个错误，结果是工期推迟了一个月。作为项目的总负责人，我当然要为此负责任，而我的错误不在于没发现这个问题，而在于对于我的这个助理用错了领导方式。 对于下属的领导方式可以分为四种，第一种称为教练，对于新手来说，你需要告 诉他每一件事该怎没做，有时还要自己做示范；第二种称为后座驾驶，意即坐在司机后面告诉他怎麽开（我最讨厌的方式）；第三种，对不起，忘了，大概是只用简单指导；第四种是只交代任务即可。我自己习惯的是最后一种，对助理们大概是第三种， 而实际上因人而异，对其中两个可以，对这一个，不行。现在想想，我当时才到那里两个月，还谈不上对他们有多了解，就敢如此，只有一个给我惹祸，运气还是不错的。 还有一次，是项目组里的货运协调，那是一个年轻的女孩，性格活泼，讨人喜欢 ，和我平时关系不错。有一次，她犯了一个明显的错误，她把报告交给我时让我发现了，当着别人的面我指了出来，还开了几句玩笑，当时她脸就红了，下班时约我去吃饭，然后很严肃的对我说，下次能不能私下告诉她，我当即意识到我犯了个错误。当 众表扬，私下批评，永远是正确地。 说到这里，忍不住想说几句项目经理的素质要求，有一个笑话，是我的一个师傅 讲的，“有一个项目经理休假出去玩，把身上的东西不小心都丢了，天晚了，无奈下找个农家求助，老大爷说住下可以，但要他帮忙干活，先是铲粪，一会就干完了，然后让他挑土豆，大的一边，小的一边，挑了一夜，一个也没挑出来”，讽刺当项目经理的非常善于把责任推给别人（put shit to others),但永远不会做决定。 由于项目经理工作的性质，他永远不会做什没具体的工作（理论上），所以一个不负责任的项目经理总能找到借口把责任推给负责具体工作的人，如果这样的一个人作为团队的领导者，可以想象项目成员们的感受。一个优秀的项目经理必然具备以下几种特点，勇于承担责任，敢于下决定，责任心强，工作细致，坚韧不拔（在巨大的压力下能保持镇定，领导团队前进）。 关于项目经理应该具备的素质，感觉还有很多东西可以讲，以后有机会再说。需 要说明的是，素质和知识，经验无关，而是和个人的性格，品德修养有关，一个经验丰富的项目经理同样可能是个不负责任的人，每到关键时刻总是把自己摘得干干净净。（我的一个师傅就是如此，正好给我做了反面教材） ---- 
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