发信人: sunbing()
整理人: qiang(1999-08-02 20:25:20), 站内信件
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---- 用WPS 2000制作公文,可以说是目前各类编辑软件中最好的工具了,下面就 以一个标准文件的制作过程为例,简要介绍一下WPS 2000制作公文的程序,实用 中可以据此而触类旁通、举一反三,总结出各种文本文档的制作方法, 制作出格 式规范、样式优美的文件。
---- 一个标准的文件,应包括以下几个部分:①版头(文件头),②发文字号,③ 文件标题,④主送机关,⑤正文,⑥落款(印章、发文机关、行文时间),⑦附件 ,⑧抄送机关;而其中①②⑥三项的内容总是固定的,③④⑤三项的格式往往是 相同的,⑦⑧两相则时有时无,所以,对于经常发布大量文件的单位来说,可以 把①~⑥项制成模板,需要时调出模板文件填充内容即可。
---- 无论是编辑普通文件的文字(通常称做文本)、还是制作模板、或是在模板文 件中填充文字内容,文字编辑的基本方法是相通的,所以应当首先学会如何编辑 文本。
---- 文本编辑通则
---- 输入文本 启动WPS 2000后,系统自动打开一个名为“新文件1”的空白文 件,在文本编辑区闪烁的|型光标处即可输入文本。根据纸张大小和页边距宽度的 不同,文本板芯的宽度都会不一样,当输入的一行文本到达边框位置后,系统会 自动换行,只有当一段全部输入完毕后,才可以按回车键另起一段,否则,当在 “文件→页面设置…”菜单项打开的“页面设置”对话框中改变了纸张大小、页 边距进行段落重排时,原来设置好的文本格式就会被打乱。
---- 设置文本样式 较短的文件,可以直接通过改变字体字号的方法使各级标题 与正文的样式有所区别。对于长文件而言,可以通过文字工具栏中的样式按钮设 置各级标题文字的样式,这样便于以后自动从文档中提取目录。WPS 2000安装时 已经提供了丰富的样式,如果仍觉得不够用或对它们不满意,则可通过“文字→ 定义样式…”菜单项激活的“定义样式向导”定义自己的样式或通过“文字→样 式管理…”菜单项打开的“样式管理器”对话框修改原有的样式。
---- 设置字体字号 选定一些文字(按下鼠标左键拖曳使文字反白显示)后,通过 文字工具栏中的字体、字号按钮即可改变选定文字的字体、字号,四个按钮分别 使选定文字变为粗体、斜体、加下划线和改变文字颜色。这里设置的字体都是标 准字体,如果需要长型、扁型或其他长宽比的字型,则要通过“文字→字体…” 菜单项打开的“选择字体”对话框中的相应项目设置。
---- 设置段落格式 选中一个段落(光标置于该段中即可),用文字工具栏中不同 对齐方式的四个按钮可使该段左对齐、居中、右对齐排列或撑满行宽排列。每段 首行缩进(空格)的宽度,可以通过调整水平标尺(用“查看→水平标尺”菜单项激 活)上沿的倒三角形滑块的位置改变。如需改变每段的行间距、段前段后间距,则 需在“文字→段落…”菜单项打开的“段落属性”对话框中实现。
---- 上述的许多操作也可以用鼠标右键调出的快捷菜单实现。知道了文字编辑的 基本方法,下面就该看看怎样……
---- 制作公文模板
---- 制作版头 版头文字可以用输入正文的方法输入,然后调整字体字号和颜色 ,但很多单位的文件版头是单独印刷然后套印正文的,所以最好使用“单行文字 ”工具输入,这样一是可以在采用套印方式印发文件时只在屏幕显示而不打印出 来,二是可以任意改变字体大小和长宽比而不受字号字型限制,三是可以锁定它 的位置、不致因改变其他参数或操作失误造成错位。
---- 以和平市政府办文件为例,用“插入→单行文字,外形→矩形”菜单项激活 单行文字工具、用鼠标拉出文字输入框,输入“和平市人民政府办公室文件”。 在文字上单击鼠标右键,用快捷菜单的“对象属性…”打开“单行文字”对话框 :在“文字效果”页中,“字体”选宋体、黑变体或中长宋、姚体,“字号”选 自动,“字色”选红色,“效果”选粗体;然后点击“确定”关闭对话框。
---- 在文字上单击鼠标左键选定这个对象,然后点住它一个角上的缩放点拖动, 字的大小会跟着改变,等版头文字的大小和位置合适后,再次打开“单行文字” 对话框:在“位置尺寸”页选中“锁定对象”复选框,确定后版头文字即被固定 在当前位置;如采用套印方式、应同时选定“不打印”,这样在屏幕上能显示的 版头在打印时却不出现。
---- 设置好版头文字后,回车、留出发文字号的位置和空行,然后插入一条分隔 横线。方法是:在工具栏上单击鼠标右键,用快捷菜单的“图形工具”激活图形 工具栏,点击其中的直线按钮,用鼠标拉出一条等于页面宽度的直线,在线上点 击鼠标右键、用快捷菜单的“对象属性…”打开“直线”对话框:在“边线端点 ”页中,“边线风格”的“类型”选实线、“宽度”选0.8左右,“颜色”选红色 ;在“位置尺寸”页选中“锁定对象”、亦可同时选定“不打印”;“确定”后 版头制作即告完成。
---- 发文字号、文件标题、主送机关和正文 在预留的发文字号位置点亮光标, 点击居中按钮,输入“和办文[1999]X号”(其中的“X”根据实际发文编号随时可 改变),设置好字体字号即可。
---- 在分隔线下点亮光标,点击居中按钮、输入文件标题文字、并设置好字体字 号。回车换行、点击左对齐按钮、并调整水平标尺上沿的首行缩进滑块使行首不 留空格,输入“XXXX:”(代表主送机关)。回车换行,设首行空两格,输入 “XXXX。”(正文)并设置好字体字号。
---- 输入落款 回车换行,点击右对齐按钮,输入“和平市人民政府办公室”。 换行、输入“一九九九年X月X日”(通过“插入→日期与时间…”菜单项可快速 输入当前日期),设置好字体字号即可。
---- 制作印章
---- 用单行文字工具逐字输入“和平市人民政府”(每个字作为一个对象),将6 个单行文字全部选中;选中的方法是:先单击选中一个,然后按住Shift键逐个的 单击。在对象上单击鼠标右键,用快捷菜单的“对齐→对象排列…”打开“对象 排列”对话框:在“沿弧排列”页的“对齐点”框中选定“圆心”单选按钮,“ 半径”设为18.5、“间距”设为38(字越多间距度数越小),“排列方式”框中选 定“沿上边”单选按钮,“确定”后文字即排成印章的圆形。
---- 用单行文字工具输入“办公室”,字间留半个字的空格。
---- 用单行文字工具输入一个★:用“查看→工具条→图文符号库”菜单项打开 “图文符号库”窗口,双击打开“星形”库、单击☆图标,将光标移到编辑窗口 ,单击即得到☆。鼠标右键单击它、用快捷菜单的“对象属性…”打开“正多边 形”对话框:“填充阴影”页的“填充风格”框中选择“填充”单选按钮,“底 色”选红色,“底纹”选无;在“边线端点”页中,“边线风格”的“类型”选 空线;“确定”后就得到了红五星。
---- 用“图形工具”的工具绘制圆形印章外框(鼠标拖曳时按住Shift键可得到正 圆形),鼠标右键单击它、用快捷菜单的“对象属性…”打开“椭圆(弧)”对话框 :在“边线端点”页中将边线设为“闭合”的红色实线,宽度设为1.2;在“位置 尺寸”页中将宽度和高度都设为40;确定后就成了印章的边框。将印章文字、红 五星、印章边框四个对象拖曳叠加在一起并使其中心对齐,鼠标右键单击它、用 快捷菜单的“组合”将它们组合为一个对象。再单击鼠标右键,用快捷菜单的“ 对象属性…”打开“组合对象”对话框:“文字效果”页中的“字体”选三号, “字号”选宋体,“字色”选红色,“字型”选长宽比(%)=90,“效果”选粗体 ;“确定”后即成标准印章文字
---- 版头、正文、印章等制作完毕,文件模板就成型了,需要的还可加入机密等 级、附件、主题词等项目的预设内容。校对无误后保存,下次再编辑文件直接调 用模板,工作负担就小的多了。
---- 保存和调用模板
---- 模板制作完成,就可以保存了。通过“文件→保存为模版文件…”菜单项打 开“保存模版文件”对话框:在模板名栏中输入“和府办文件”名字,点点击“ 确定”按钮——大功告成。
---- 再次启动WPS 2000后,通过“文件→建立新文件…”菜单项打开“创建新文 件”对话框:选择“和府办文件”公文模板,只需按编辑文本的通用方法在其中 填充正文,就可快速地编辑出格式规范的文件,工作效率大大提高。其实,前面 的操作,未保存前也无所谓模板还是普通文档;把它保存为模版文件它就是模板 ,做正常的保存它就是一般文档。可见,编辑方法是通用的,只要学会了一种操 作方法,编辑其他类似文档的难题也就迎刃而解了。
---- 公文文件的后期处理
---- 校对 通过“文字→文字校对…”菜单项或点击常用工具栏的按钮,可以打 开“文字校对”对话框:选择一个校对级别、选好特殊识别项目,按“开始”按 钮即可依其中的提示进行文本校对,这样能收到事半功倍的成效,不过:人工校 对也是必不可少的、尤其是重要文件。
---- 打印 公文编辑完毕即可打印。打印前不妨通过“文件→打印预览…”菜单 项或常用工具栏的按钮打开预览窗口看看页面效果,满意后用预览窗口的“P. 打印”按钮执行打印任务与常用工具栏的按钮作用完全相同,而自己却能通过预 览而对页面格式胸有成竹,何乐而不为呢!
---- 打印中还有一个问题:在制作模板时,我们建立的模板往往只有一页,而实 际印发的文件一般是多页的,这时,模板中叠印在落款上的印章就要错位了,没 关系,定稿后点击选中它移到落款上即可。
---- 作为E-mail发送文件 WPS 2000可以把编辑好的文件作为E-mail附件直接发 送,但发送前首先要保存文件、按常用工具栏的按钮即可保存。用“工具→发送 邮件…”菜单项能打开系统默认的E-mail程序,编辑好的文件会自动添加到E-ma il程序的“附件”栏中,使用非常方便——当然,若是第一次使用WPS 2000的邮 件功能,还必须用“发送邮件…→设置…”命令为他连接一个默认的E-mail程序 。
-- 太阳冰,真诚面对一切!
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