发信人: sunbing()
整理人: qiang(1999-08-02 20:25:20), 站内信件
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---- 用WPS 2000制作公文，可以说是目前各类编辑软件中最好的工具了，下面就
以一个标准文件的制作过程为例，简要介绍一下WPS 2000制作公文的程序，实用
中可以据此而触类旁通、举一反三，总结出各种文本文档的制作方法， 制作出格
式规范、样式优美的文件。
---- 一个标准的文件，应包括以下几个部分：①版头(文件头)，②发文字号，③
文件标题，④主送机关，⑤正文，⑥落款(印章、发文机关、行文时间)，⑦附件
，⑧抄送机关；而其中①②⑥三项的内容总是固定的，③④⑤三项的格式往往是
相同的，⑦⑧两相则时有时无，所以，对于经常发布大量文件的单位来说，可以
把①~⑥项制成模板，需要时调出模板文件填充内容即可。
---- 无论是编辑普通文件的文字(通常称做文本)、还是制作模板、或是在模板文
件中填充文字内容，文字编辑的基本方法是相通的，所以应当首先学会如何编辑
文本。
---- 文本编辑通则
---- 输入文本 启动WPS 2000后，系统自动打开一个名为“新文件1”的空白文
件，在文本编辑区闪烁的|型光标处即可输入文本。根据纸张大小和页边距宽度的
不同，文本板芯的宽度都会不一样，当输入的一行文本到达边框位置后，系统会
自动换行，只有当一段全部输入完毕后，才可以按回车键另起一段，否则，当在
“文件→页面设置…”菜单项打开的“页面设置”对话框中改变了纸张大小、页
边距进行段落重排时，原来设置好的文本格式就会被打乱。
---- 设置文本样式 较短的文件，可以直接通过改变字体字号的方法使各级标题
与正文的样式有所区别。对于长文件而言，可以通过文字工具栏中的样式按钮设
置各级标题文字的样式，这样便于以后自动从文档中提取目录。WPS 2000安装时
已经提供了丰富的样式，如果仍觉得不够用或对它们不满意，则可通过“文字→
定义样式…”菜单项激活的“定义样式向导”定义自己的样式或通过“文字→样
式管理…”菜单项打开的“样式管理器”对话框修改原有的样式。
---- 设置字体字号 选定一些文字(按下鼠标左键拖曳使文字反白显示)后，通过
文字工具栏中的字体、字号按钮即可改变选定文字的字体、字号，四个按钮分别
使选定文字变为粗体、斜体、加下划线和改变文字颜色。这里设置的字体都是标
准字体，如果需要长型、扁型或其他长宽比的字型，则要通过“文字→字体…”
菜单项打开的“选择字体”对话框中的相应项目设置。
---- 设置段落格式 选中一个段落(光标置于该段中即可)，用文字工具栏中不同
对齐方式的四个按钮可使该段左对齐、居中、右对齐排列或撑满行宽排列。每段
首行缩进(空格)的宽度，可以通过调整水平标尺(用“查看→水平标尺”菜单项激
活)上沿的倒三角形滑块的位置改变。如需改变每段的行间距、段前段后间距，则
需在“文字→段落…”菜单项打开的“段落属性”对话框中实现。
---- 上述的许多操作也可以用鼠标右键调出的快捷菜单实现。知道了文字编辑的
基本方法，下面就该看看怎样……
---- 制作公文模板
---- 制作版头 版头文字可以用输入正文的方法输入，然后调整字体字号和颜色
，但很多单位的文件版头是单独印刷然后套印正文的，所以最好使用“单行文字
”工具输入，这样一是可以在采用套印方式印发文件时只在屏幕显示而不打印出
来，二是可以任意改变字体大小和长宽比而不受字号字型限制，三是可以锁定它
的位置、不致因改变其他参数或操作失误造成错位。
---- 以和平市政府办文件为例，用“插入→单行文字，外形→矩形”菜单项激活
单行文字工具、用鼠标拉出文字输入框，输入“和平市人民政府办公室文件”。
在文字上单击鼠标右键，用快捷菜单的“对象属性…”打开“单行文字”对话框
：在“文字效果”页中，“字体”选宋体、黑变体或中长宋、姚体，“字号”选
自动，“字色”选红色，“效果”选粗体；然后点击“确定”关闭对话框。
---- 在文字上单击鼠标左键选定这个对象，然后点住它一个角上的缩放点拖动，
字的大小会跟着改变，等版头文字的大小和位置合适后，再次打开“单行文字”
对话框：在“位置尺寸”页选中“锁定对象”复选框，确定后版头文字即被固定
在当前位置；如采用套印方式、应同时选定“不打印”，这样在屏幕上能显示的
版头在打印时却不出现。
---- 设置好版头文字后，回车、留出发文字号的位置和空行，然后插入一条分隔
横线。方法是：在工具栏上单击鼠标右键，用快捷菜单的“图形工具”激活图形
工具栏，点击其中的直线按钮，用鼠标拉出一条等于页面宽度的直线，在线上点
击鼠标右键、用快捷菜单的“对象属性…”打开“直线”对话框：在“边线端点
”页中，“边线风格”的“类型”选实线、“宽度”选0.8左右，“颜色”选红色
；在“位置尺寸”页选中“锁定对象”、亦可同时选定“不打印”；“确定”后
版头制作即告完成。
---- 发文字号、文件标题、主送机关和正文 在预留的发文字号位置点亮光标，
点击居中按钮，输入“和办文[1999]X号”(其中的“X”根据实际发文编号随时可
改变)，设置好字体字号即可。
---- 在分隔线下点亮光标，点击居中按钮、输入文件标题文字、并设置好字体字
号。回车换行、点击左对齐按钮、并调整水平标尺上沿的首行缩进滑块使行首不
留空格，输入“ＸＸＸＸ：”(代表主送机关)。回车换行，设首行空两格，输入
“ＸＸＸＸ。”(正文)并设置好字体字号。
---- 输入落款 回车换行，点击右对齐按钮，输入“和平市人民政府办公室”。
换行、输入“一九九九年Ｘ月Ｘ日”(通过“插入→日期与时间…”菜单项可快速
输入当前日期)，设置好字体字号即可。
---- 制作印章
---- 用单行文字工具逐字输入“和平市人民政府”(每个字作为一个对象)，将6
个单行文字全部选中；选中的方法是：先单击选中一个，然后按住Shift键逐个的
单击。在对象上单击鼠标右键，用快捷菜单的“对齐→对象排列…”打开“对象
排列”对话框：在“沿弧排列”页的“对齐点”框中选定“圆心”单选按钮，“
半径”设为18.5、“间距”设为38(字越多间距度数越小)，“排列方式”框中选
定“沿上边”单选按钮，“确定”后文字即排成印章的圆形。
---- 用单行文字工具输入“办公室”，字间留半个字的空格。
---- 用单行文字工具输入一个★：用“查看→工具条→图文符号库”菜单项打开
“图文符号库”窗口，双击打开“星形”库、单击☆图标，将光标移到编辑窗口
，单击即得到☆。鼠标右键单击它、用快捷菜单的“对象属性…”打开“正多边
形”对话框：“填充阴影”页的“填充风格”框中选择“填充”单选按钮，“底
色”选红色，“底纹”选无；在“边线端点”页中，“边线风格”的“类型”选
空线；“确定”后就得到了红五星。
---- 用“图形工具”的工具绘制圆形印章外框(鼠标拖曳时按住Shift键可得到正
圆形)，鼠标右键单击它、用快捷菜单的“对象属性…”打开“椭圆(弧)”对话框
：在“边线端点”页中将边线设为“闭合”的红色实线，宽度设为1.2；在“位置
尺寸”页中将宽度和高度都设为40；确定后就成了印章的边框。将印章文字、红
五星、印章边框四个对象拖曳叠加在一起并使其中心对齐，鼠标右键单击它、用
快捷菜单的“组合”将它们组合为一个对象。再单击鼠标右键，用快捷菜单的“
对象属性…”打开“组合对象”对话框：“文字效果”页中的“字体”选三号，
“字号”选宋体，“字色”选红色，“字型”选长宽比(%)=90，“效果”选粗体
；“确定”后即成标准印章文字
---- 版头、正文、印章等制作完毕，文件模板就成型了，需要的还可加入机密等
级、附件、主题词等项目的预设内容。校对无误后保存，下次再编辑文件直接调
用模板，工作负担就小的多了。
---- 保存和调用模板
---- 模板制作完成，就可以保存了。通过“文件→保存为模版文件…”菜单项打
开“保存模版文件”对话框：在模板名栏中输入“和府办文件”名字，点点击“
确定”按钮——大功告成。
---- 再次启动WPS 2000后，通过“文件→建立新文件…”菜单项打开“创建新文
件”对话框：选择“和府办文件”公文模板，只需按编辑文本的通用方法在其中
填充正文，就可快速地编辑出格式规范的文件，工作效率大大提高。其实，前面
的操作，未保存前也无所谓模板还是普通文档；把它保存为模版文件它就是模板
，做正常的保存它就是一般文档。可见，编辑方法是通用的，只要学会了一种操
作方法，编辑其他类似文档的难题也就迎刃而解了。
---- 公文文件的后期处理
---- 校对 通过“文字→文字校对…”菜单项或点击常用工具栏的按钮，可以打
开“文字校对”对话框：选择一个校对级别、选好特殊识别项目，按“开始”按
钮即可依其中的提示进行文本校对，这样能收到事半功倍的成效，不过：人工校
对也是必不可少的、尤其是重要文件。
---- 打印 公文编辑完毕即可打印。打印前不妨通过“文件→打印预览…”菜单
项或常用工具栏的按钮打开预览窗口看看页面效果，满意后用预览窗口的“Ｐ.
打印”按钮执行打印任务与常用工具栏的按钮作用完全相同，而自己却能通过预
览而对页面格式胸有成竹，何乐而不为呢！
---- 打印中还有一个问题：在制作模板时，我们建立的模板往往只有一页，而实
际印发的文件一般是多页的，这时，模板中叠印在落款上的印章就要错位了，没
关系，定稿后点击选中它移到落款上即可。
---- 作为E-mail发送文件 WPS 2000可以把编辑好的文件作为E-mail附件直接发
送，但发送前首先要保存文件、按常用工具栏的按钮即可保存。用“工具→发送
邮件…”菜单项能打开系统默认的E-mail程序，编辑好的文件会自动添加到E-ma
il程序的“附件”栏中，使用非常方便——当然，若是第一次使用WPS 2000的邮
件功能，还必须用“发送邮件…→设置…”命令为他连接一个默认的E-mail程序
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太阳冰，真诚面对一切！
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