发信人: tedyboy()
整理人: qiang(1999-12-11 22:48:06), 站内信件
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本文之所以称为“Word 97的最后秘密”，在Word 2000即将取代
Word 97的位置时。然而，我们又看到另一个现实，Word 97问世两年，虽
然有关Word 97使用技巧方面的文章不少，但真正系统而又击中要害的介绍
并不多。另一方面，Word 2000上市，相信Word 97的用户仍然在较长时间
内占主流地位，尤其是在中国，因为Word 2000增强的主要是Web功能，对
于多数不搞Web创作的用户来说，用处在短期内并不大。基于这种考虑，笔
者挖掘了Word 97一些精妙使用技巧，算是对Word 97深入运用方面的一个
总结，但愿能为读者提高办公效率助上一臂之力。
◆免拖动文本选择
不知你有没有发现，当你想选择一段超过屏幕长度的文本时，文字处
理器滚动得太快，很难一次就选正确。现在介绍一种有效的选择大段文本
的方法；这个技巧可用于所有的文字处理器，因为它是一个基本的Windows
功能。点击你想选择的开始处。用滚动条代替光标键向下移动文档，直到
你看到想要选择的结束部分。按下Shift键，然后点击想要亮显文本的结束
处。
◆不用助手
微软相信它的动画Office助手功能是最时髦的。但不是每个人都这么
想。也许你就是其中之一，要想完全去掉它也不难，可以通过Setup程序将
它删除，但同时也会失去方便的帮助功能。如何才能让Office助手受到召
唤才出现呢？如果助手是不可见的，只要点击Office助手图标或按下F1，
就可显示助手。接着右击助手本身，在弹出菜单中选择“选项”。在
“Office助手”对话框中清除所有的选项，然后点击“确定”。
◆获得快速的格式化信息
按下Shift－F1组合键，可以得到有关文本格式或文档图片的直接信息，
这时光标变成一个带有箭头的问号。用它点击文本或图片，屏幕上出现一
个显示格式信息的对话盒。按下Shift－F1后，点击任何命令、图标、工具
栏或其它Word窗口中的功能，可以看到关于它们的描述。按下Esc键就可恢
复光标的正常功能。
◆选用自己的缺省模板
在Word中可以对同类型的文件使用模板来提高工作效率。如果你经常
使用某一特殊的模板，可以将它设为缺省设置。退出所有打开的Word文件，
选择“开始/查找/文件或文件夹”，查找“normal.dot”文件。如果你的
系统中装有几个版本的Word，你可能会得到几个normal.dot文件，日期最
接近的一个就是。右击该文件，选择“文件/重命名”，输入
“default.dot”，将原始文件保存下来，以备万一。选择想作为缺省模板
使用的文件，使用前面的步骤将其更名为normal.dot。从现在开始，Word
每次启动时都自动加载新的normal.dot模板。什么时候想用回普通的旧模
板，只需选择“文件/新建”，选择早先创建的default.dot模板即可。
◆使长文本易于操纵
不知你有没有在网上发表过长文本，如果在长文本上添加导航助手将
使阅读变得轻松。Word 97提供了创建超文本链接的简单工具，让读者可以
快速地跳跃到文档中的任何位置。当创建文档的时候，可以将标题、副标
题及其它重要的特定区域标记为书签。方法是：把光标的位置放置到你想
做标记的地方，然后选择“插入/书签”。在“书签”对话框中输入书签唯
一的名字，在每个字之间都加上一个下划线，点击“添加”。
书签做好后，可以创建指向它们的链接。首先亮显想作为链接使用的
文本；例如，可以使用Chapter 7连接到Chapter 7本身。选择“插入/超级
链接（或按下Ctrl－K）”。在“插入超级链接”对话框中，点击“浏览”，
在结果对话框中选择适当的书签，点击两次“确定”结束操作。亮显的文
本被添加了下划线并以不同的颜色显示。重复这个步骤可以为你所有的书
签创建链接。
◆自定义文件的扩展名
在Word 95及以上版本中，每次保存文件的时候，Word就会自作聪明地
在文件名后面加上一个.doc的扩展名，使得类似budget.89.doc这样的名字
让人产生迷惑。为了让Word能使用指定的扩展名，只需在“另存为”对话
框中简单的将文件名用引号括起来就可，例如，输入“budget.89”。
Word就会接受你的文件名，而不再另外添加扩展 名。
◆使用小数字体尺寸
很少有人知道Word能使用小数字体尺寸。例如，如果10－point的字体
打印出来大了些，而9－point的字体打印出来又小了些，就可以使用9.5
－point的字体大小。这对于想在特定的空间下，如表格单元，压缩或扩展
一块文本非常有用。选中想要调整大小的文本，在工具栏的字号栏内输入
适当的字体大小。Word只接受小数点后面是5的尺寸数字。
◆暂时避免自动行号产生
在Word中创建项目符号或给列表加上号码是很容易的。但在创建项目
符号时，你会发现，有时在同一个项目号中有不同段落，只要一回车，新
的一行就会出现顺序的号码，而这些序号是不需要的。要想不出现这种情
况其实很简单，只需在回车时，同时按下Shift键就可。以后再按回车，序
号会接着出现。
◆在表格单元中缩进文本
在表格中用制表键来缩进文本时，你会发现按下Tab键的结果与在文档
中按下Tab键的结果不同，在表格中你的光标会跳到下一个单元格中，因此
一些用户用按几次空格键来缩进。有一个更好的解决方法：在所有版本的
Word中，按下Ctrl－Tab，可以将文本缩进到下一个Tab位置。
◆伸展及压缩文本
Word 97中有一个鲜为人知的功能，让你可以改变任何文本中设置的
TrueType 字体的宽度，实现水平伸展或压缩字体，这在大字标题中显得非
常有用。你可以这种效果与Word的轮廓线或阴影文本格式结合使用，能获
得更理想的效果。选择想要伸展或压缩的文本，然后选“格式/字体”。为
文本选择一种字体和字号，在“字体”对话框中打开“字符间距”选项卡。
点击“缩放”下拉列表，根据水平扩展或压缩选择一个百分比（或在缩放
输入框中直接输入一个百分比）。缩放后，可以在预览窗口中查看效果。
最低的百分比只能到33％。
◆在Word中管理编号
当你将97中的部分编号列表复制并粘贴到一个新文档时，Word可以自
动从1开始重排编号。要想保持原有的编号顺序，可以按下面的步骤操作：
在首个编号行的任意位置点击一下。选择“格式/项目符号和编号”。
在“项目符号和编号”对话框中，打开“项目符号”选项卡，再点击“自
定义”。在“自定义可修改项目符号列表”对话框中的缩进位置输入框中
输入想要的值，点击“确定”。
◆用箭头记号强调文本
你的文档中的每个内容都是重要的，但其中一些是特别重要的。为了
让人能够注意这些重要的内容，可以用箭头指向它们。在Word 97中，可以
通过输入一般的键盘符号在文本里插入几种箭头。方法是，选择“工具/自
动更正”，打开“自动更正”选项卡，选择“键入时自动替换”，点击
“确定”。
◆双缩进文本块
文本块两边同时缩进是很常见的操作。选择要操作的段落。右击选中
部分，选择“段落”。打开“缩进和间距”选项卡。在“缩进”组下的
“左”、“右”输入框中输入段落的缩进尺寸，或点击上下箭头选择。
◆将长表格复制到Excel中
不知你有没有将Word中含有长单元格的表格移入Excel的经验？当你将
表格粘贴到Excel中时，它看起来一团糟。按照下面的步骤，可以使这项工
作变得简单轻松。打开Word，选择整个表格，选择“编辑/复制”。打开
Excel，把光标放在表格插入的位置；选择“编辑/粘贴”。选择要插入表
格的列，将它们的宽度改变为Word表格的宽度。仍选住该表格，选择“格
式/单元格”，打开“对齐”选项卡，在垂直对齐下拉列表选择框中，使
“自动换行”有效。想要让表格使用Excel的某个预制的格式，使用“格式
/自动套用格式”，选择一个可用的格式即可。
◆自定义Word的行号
Word的缺省设置，为段落自动分配行号。你可以改变它们的字体，但
结果不明显。在一个新文档中，添加行号：选择“文件/页面设置”，在
“页面设置”对话框中打开“版面”选项卡，点击“行号”按钮，在“行
号”对话框中选择“添加行号”。再选择“格式/式样”。在“式样”对话
框中的式样列表里选择“行号”，然后在式样类型列表中选择“所有式样”。
点击“更改”按钮。在“更改式样”对话框中，点击“格式”下拉列表，选择“
字体”。在“字体”对话框中，为行号设置理想的字体和字号， 然后点击“确定
”。
回到“更改式样”对话框中，选择“添至模板”，点击“确定”保存
这些改变作为新的行号缺省设置。如果你只想对当前文档做这些改变，则
只点击“确定”。
◆缩短文件
可能每个人都遇到过这样的事：输入的一封信或备忘录刚好是一页零
几行。而你又不想浪费那一页，因此你不得不删去某些句子或调节字体使
它刚好充满一页。其实 Word完全能够处理好这件事。选择“文件/打印预
览”。在工具栏中点击“缩至整页”图标，再点击“关闭”。如果决定用
回先前的版面，选择“编辑/取消缩至整页”。这个功能特别适用于刚好超
出一点点的单页文档。如果超出的部分超过半页，缩至一页时会因字体过
小而难以阅读。
◆在页边距上写
Word一般在处理文档时，页边距上是不放置文本的，但有时你可能会
想在页边距上加些什么，如为文本加些注释或点评。那么在Word中如何在
页边距上创建注释呢？在Word 97中，在向页边距输入之前，必须创建一个
图文框或文本盒。选择“文件/页面 设置”，增加左页边距的尺寸以放置
页边距文本（要注意的是，大多数打印机打印不出距页边距四分之一英寸
内的内容）。选择“插入/文本框”，Word自动转换到页面视图。在页边距
上点击并拖动图文框或文本框到合适的位置。
◆用Logo创建奇特的字母组合
用logos可以设计出漂亮的信头。在单独的一行中输入没有间隔的字符，
然后选中字符。确定没有选中周围的空间。为这些字母组合选择一种字体
和字号。字号最好选择36 point或更大的。选择“格式/字体”，打开“字
符间距”选项卡。在“间距”列表中选择“紧缩”，在右边的输入框中输
入字号。再选一次“间距”，预览窗内将显示你的选择。如果你想要更奇
特的，打开“字体”选项卡，为字母组合文本选择一种颜色，可实验一下
其它格式，在预览窗中可以看到结果。点击“确定”得到新的格式。
◆使用(或不用)超链接
当你在一个文档中输入URL或E－mail地址时，Word 97会自动创建超链
接。可是，编辑这些超链接是很棘手的，因为打开这些链接需要打开Web浏
览器或E－mail程序。Word提供了几种使用自动链接的方法。
编辑链接文本（是显示为链接的文本，通常是蓝色带有下划线，不
是URL本身）：按下Ctrl，点击URL，就可以象编辑其它文本那样编辑它。
作格式化改变：用鼠标选择链接或点击URL的右边，按下Shift－左箭
头，接着就可应用想要的任何格式。编辑URL或E－mail地址:右击超链接，
选择“超链接/编辑超链接”。在“编辑超链接”对话框的“链接到文件或
URL”区改变文本。
删除链接：右击超链接，选择“超链接/编辑超链接”。在“编辑超链
接”对话框中，点击“删除链接”。
使链接功能失效：选择“工具/自动更正”，打开“自动套用格式”选
项卡，使“Internet及网络路径替换为超级链接”项无效。
创建超级链接：选中做为超级链接的文本，选择“插入/超级链接”。
在“插入超级链接”对话框中，在“链接到文件或URL”输入框中输入目标
URL，点击“确定”。
◆有用的键盘快捷方式
现在各主要文字处理器在功能上大同小异，却宣称与众不同，但在键
盘快捷方式上却拥有共同语言。下面介绍的是一些键盘快捷方式，掌握后
会大大地提高操作速度，有些已广为人知的就不再重复了。
光标操作
Ctrl－→：到下一个单词的开始位置
Ctrl－←：到前一个单词的开始位置
Ctrl－↓：到下一段的开始位置
Ctrl－↑：到上一段的开始位置
Ctrl－F6：到下一个打开的文档
Ctrl－Shift－F6：到前一个打开的文档
选择
Shift－→：选择右边的一个字符
Shift－←：选择左边的一个字符
Ctrl－Shift－→：选择右边的一个单词
Ctrl－Shift－←：选择左边的一个单词
Shift－End：选择从光标开始到行末部分
Shift－Home：选择从光标开始到行的开始部分
Ctrl－Shift－End：选择从光标处到文档结束部分
文件管理
Ctrl－F4：关闭当前文档
格式化
Ctrl－B：黑体 Ctrl－U：下划线
Ctrl－I：斜体
◆创建瞬时的图形快捷方式
你是否想在文档中插入一个使用多次的图像而不用总使用菜单和对话
框呢？在Word 6.0及以上版本中有方法可以实现。在Word中打开一个新文
档，选择“插入/图片”。在文档中点击图片，选择它。选择“插入/自动
图文集/新建”。在“创建自动图文集”对话框中输入缩写名，点击“确
定”。要想在其它文档中插入图像，输入你选择的缩写名，按F3，图像就
会出现在光标位置。
◆自动重复输入
一天之中，不知道你要输入多少次自己的名字、公司的名字或其它一
些标准文本。大多数情况下，我们只是重复的输入，而没有想想怎么办？
其实Word能自动输入常用的文本，只是很少有人利用这个功能。在Word 97
中：在一个空文档中输入词组，并亮显，或在一个已存在的文档中亮显任
意一个文本块。选择“工具/自动更正”。选择在“自动更正”对话框列表
盒中出现的词组。光标将在替换输入框中出现，为你的文本输入缩写，注
意不要与另外的词组输入同名的缩写，然后点击“添加”和“确定”。现
在，你只需输入缩写，按下空格，Word就会插入整个词组。
◆用键盘命令移动Word对象
也许你对于用鼠标移动文本、图片或其它对象已经感到厌烦了。这尤
其在用笔记本电脑的不精确又难以使用的定点设备时表现突出。所幸的是，
Word 97提供了用键盘命令就可以在文档内轻松移动对象的功能。选择想要
移动的文本或对象，按下F2。用键盘上的箭头将发暗的光标移到合适的位
置，然后按下Enter键。
◆自动打开最后编辑的文档
如果频繁地编辑同一个文档或对某个文档编辑几天，你可能希望Word
在启动时能自动打开它。Word本身没有内建这个功能，但简单的宏命令能
处理这个工作。在Word 97中，选择“工具/宏/录制新宏”。在“录制宏”
对话框中，在“宏名”输入框中输入“autoexec”，点击“确定”。从菜
单中选择“文件”，点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名，然后
选择“工具/宏/停止录制”。退出Word，保存宏。下次再启动Word时，它
会自动加载你工作的最后一个文档。
◆调节界面
没有人是完美的，你的文字处理器也不例外。通过调节处理器的外观，
回避它的缺陷，使它能按你希望的方式工作。和大多数人一样，你已经发
现Word 97拥有许多你从未使用过的菜单命令和工具选项。那么能不能去掉
Word那巴洛克风格的界面换上自己需要的外观呢？当然可以。关闭Word，
打开“开始/查找/文件或文件夹”，在硬盘上查找文件normal.dot的位置。
右击normal.dot，选择“重命名”，输入“default.dot”，按下Enter键
（这样做是为了保护原来的normal.dot文件，以备以后需要时还可以恢复
成原来的界面）。启动Word 97。程序创建的新版本使用的全部都是缺省值。
选择“工具/自定义”，打开“工具栏”选项卡。所有复选框中都打了
勾，在你又不想要的工具栏名称上，再点击一次，将它们去掉。在“自定
义”对话框中打开“命令”选项卡；点击所有你从来都不会使用的图标，
将它们拖到文件窗口释放。如果不能确定某个图标的功能的话，右击它，
在下拉菜单中可以读到它的名字。
当你点击每个主菜单命令并查看出现的子菜单命令时，让“自定义”
对话框保持打开状态。当你发现一个从来不用的命令时，就点击并拖动到
文件窗口。在有子菜单的菜单命令的右边将出现一个三角形。若要删除个
别的子菜单，只需点住它们，将它们拖出工具栏或菜单即可。注意：任何
时候在你关闭“自定义”对话框之前，可点击“重新设置”取消做出的所
有改变。一旦关闭对话框，就不能用Word来取消这些改变了。
你还可以通过打开“工具/选项”的选项对话框及使用“视图/工具栏”
下的项目改变其它缺省设置。下次再运行该程序时，你会发现你的改变已
成为新的缺省界面。如果你想隐藏一些功能不想让别人使用的话，这个方
法也适用。如果你想临时恢复完全的Word界面，选择“文件/新建”，选择
“default.dot”模板，点击“确定”。要想永久地恢复Word的缺省设置，
退出Word，删除normal.dot文件，然后将default.dot文件重新更名为
normal.dot。
如果界面不能挽回或电脑中的Word界面乱七八糟，而你想恢复原有的
缺省设置，则只需在Word没有运行的情况下删除normal.dot即可。等到下
一次运行Word的时候，程序就会用缺省设置创建一个新的模板。
◆用对话框获得帮助
目前文字处理器中的对话框趋于装入越来越多的选项，许多选项你可
能根本不理解或不需要。还好，这儿有一种容易的方法获得帮助。在97中，
点击对话框顶部的问号按钮，然后点击不理解的选项。一个描述该选项功
能的对话盒就会跳出来。此外，也可以通过右击任何一个功能来获得解释。
在Word 97中，右击功能，然后点击“这是什么？”命令。
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观自在菩萨 行深般若波罗蜜多时 照见五蕴皆空 度一切苦厄 舍利子 色不异空 空不异色 色即是空 空即是色 受
胄惺?亦复如是 舍利子 是诸法空相 不生不灭 不垢不净 不增不减 是故空中无色 无受想行识 无眼耳鼻舌身意
无色声香味触法 无眼界 乃至无意识界 无无明 亦无无明尽 乃至无老死 亦无老死尽 无苦集灭道 无智亦无得 ?BR>※ 来源:．月光软件站 http://www.moon-soft.com．[FROM: 202.104.36.15]
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