我们每天都在与邮件打交道，收邮件、发邮件，充分利用互联网给我们带来的种种好处，乐此不疲。但是，随着邮件的增多，各种问题随之而来，其中最突出的是来自邮件存储管理的挑战。据统计，在一般情况下，邮件服务器每隔18天就会达到饱和，而IT管理员每周要花费8～12小时来进行邮件的备份和存档，同时还要花费5～6小时来恢复用户的存档邮件和附件，由此而带来IT费用的增长。另外，邮件用户的工作效率也在降低。有数据表明，2002年，企业用户平均每天花费2.5小时来管理他们的邮箱，其中有81％的邮件用户需要访问已经归档或删除的邮件和附件，而有66％的单位或组织需要限制用户邮箱的大小。
邮件的增多使邮件管理面临新的挑战。邮件服务器超负荷，存储容量不够，邮箱大小限制了大容量信息的传递，同时也限制了历史信息的保存时限。另外，已删除的邮件信息只能永久丢失，而重要的邮件又缺乏有效的保存方式。邮件管理的分散性降低了信息的安全性。
新一代的邮件管理目标是什么？
OTG公司北京代表处首席代表许庆民先生指出，新一代邮件管理应具有更大的系统容量和更好的扩展性;具有更快的响应速度和更高的系统性能;能自动归档历史邮件，统一保存和备份；已删除的邮件可快速恢复；系统管理简便易行；便捷、透明的客户端信息存取以及零培训。
如何有效地管理邮件，实现以上目标，已成为存储软件厂商关注的问题。近日，Legato公司在北京发布了全新的邮件信息存储管理软件EmailArchive，它是Legato公司今年3月收购的上市公司OTG针对邮件存储管理而推出的解决方案，它为用户的邮件存储管理提供了新的选择。EmailArchive是OTG公司EmailXtender系列解决方案的一部分，它将邮件及其附件自动拷贝到信息中心，同时把邮件服务器上的原始数据（占用大量存储空间的附件）删除，从而释放出更多的存储空间。在处理过程中，EmailArchive不仅缩短了备份时间，而且当邮件从终端用户收件箱中删除后，可以完全恢复文件信息及其附件。
EmailArchive的主要功能
● 提高邮件服务器的运行效率，减轻服务器的邮件处理负担。EmailArchive从邮件服务器中自动将邮件正文及其附件拷贝到信息中心，它为降低邮件服务器的负载，设计出独特的策略，通过自动删除服务器中占用大量空间的附件，提高服务器的高效性和稳定性。同时，邮件服务器数据存储量的减少，有助于系统提高备份和恢复的运行速度，而取消存储量限制则意味着管理员可以解除邮箱和信息大小的限制。
● 扩展E-mail系统存储容量，邮件服务器的有效存储容量可无限扩展。EmailArchive迁移历史邮件和附件，扩展邮件服务器的有效存储空间，同时与OTG的软件DiskXtender结合，能提供近乎无限的可扩展虚拟存储空间。
● 历史邮件自动归档。在自动归档的基础上，可以实现重要邮件的统一保存、备份，历史邮件的访问和已删除邮件的恢复。
● 简便易行的安装和系统管理。安装程序可自动定位和配置邮件服务器；按照标准MAPI和邮件服务器通信，可以适应多种系统平台，无需在邮件服务器和客户端安装任何软件，从而减轻系统管理的工作量;可灵活定义的归档、指针、删除策略可以适应企业的各种邮件存储管理需求，同时，具有便捷的邮件检索和快速恢复功能。
● 对邮件客户端透明。EmailArchive只对邮件服务器进行操作，不会干扰客户端的任何工作。同时，用户依然采用原有邮件客户端软件，即可享受到新一代邮件管理带来的好处，无需专门培训。系统自动归档备份用户邮件，并可快速恢复用户删除的邮件。
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