我的“秘书”Vitual Contact

　　Vitual Contact是个通信资料管理工具，运行于Windows 95/98之下，她能将您的各种与通信相关的信息，如地址、电话、传真、电子邮件地址、网页地址等收集起来进行统一管理，目的就是帮助您节省宝贵的时间和金钱。Vitual Contact主要是用于辅助各种通信软件和字处理软件（如Internet Explorer、Outlook Express、Word等），她可以直接从界面中调用您指定的这些软件但并不影响这些软件的正常使用。她的优点是：统一的管理和迅速的检索功能可以帮助您快速地定位到所需要的信息上；每个对象的信息建立一个对应的书签，对书签按照字母排列的顺序使用目录树结构管理，做到分门入类、一目了然；无纸化办公可以节省大量纸笔的消耗；自动地帮助您整理资料使得您无须“事无巨细每必亲躬”；能定制各种书信和公文的模板，您只须简单地套用它们就行了；内建的拨号程序，您可以直接使用Vitual Contact来拨打电话给您的亲朋好友或商业伙伴；最后还有一点，Vitual Contact是个完全免费的Freeware，您不必担心使用权的问题了。
　　第一次运行Vitual Contact的时候会首先弹出一个设置窗口【图1】。首先是E－mail电子邮件的设置，您可以指定是否使用默认的电子邮件终端系统，同时还有Vitual Contact支持的各种标准电子邮件终端，如Outlook Express、Outlook 97/98、Netscape 3.x～4.x等，也可以指定使用其他的电子邮件终端；Browser浏览器设置中，您可以指定使用默认的浏览器、MS IE、Netscape或是其他的网络浏览器；Word Processor字处理软件设置中，您可以指定使用默认的还是另行指定的应用程序；View视图设置中，您可以指定是否使用默认的视图书签设定，还是经由姓名排列的书签；而最后的General主要设置中，您可以指定是否AutoSave Changes自动储存设置的变更、AutoStart with Windows在启动系统时同步启动、Save Window State when exiting退出时储存窗口状态、Shut off all sounds关闭所有的声音等，还可以指定是否在出现下列情况时给出确认提示，如Dragging records on group将记录拖放到组中或Updating records更新记录的时候。
　　这就是Vitual Contact的主界面【图2】。Vitual Contact的工具栏看起来有点复杂，还是让我来做一个简要的介绍吧。工具条一共分为六个区域，首先是编辑区域：Hide按钮是用于将Vitual Contact最小化成一个系统图标；New、Open、Save等按钮的作用都是和其他软件相同的；Import、Export按钮是用于书签的导入和导出，您可以从浏览器软件、电子邮件终端、纯文本文件中导入信息，也可以将Vitual Contact中的信息导出到这几种格式的文件；比较特殊的是Export Selected Entries导出选择信息按钮，点击后可以调出一个信息导出窗口【图3】，窗口的信息显示区中显示了您所有的书签信息，您可以选择导出的信息内容，包括Voice语音电话号码、Fax传真号码、Email电子邮件地址、URL网页地址、Address实际地址和Notes注释文字，同时您还可以选择Export a group导出一个组，然后选择好组名就可以导出了。导出的格式您也可以选择，可以是标准的CSV格式，也可以是Vitual Contact表格格式，还可以是单纯的复制到剪贴板中以供调用。
　　Vitual Contact设置区，这里有各个设置按钮可以让您调出设置窗口进行设置的更改，还可以使用Define New Letter Template按钮来定义新的书信模板，还可以用Expand Address Book按钮展开整个地址簿。
　　书签编辑区，这个区域的按钮都是用于书签的编辑和管理。包括Undo、Cut、Copy、Paste等常用的命令按钮，还有一个Find按钮可以帮助您快速地定位到您需要的信息上。点击Find按钮后就会弹出一个检索窗口【图4】，您可以设置搜索的范围，即Name、Phone、Fax、Email、Notes、URL和Address，然后在检索栏中输入要检索的关键字，点击Find Next按钮就可以查找了；检索的结果会显示在Vitual Contact的工作窗口中。
　　地址簿管理区，这里的按钮都是用于管理和修改地址簿上的书签信息的，如Create New Contact按钮可以帮助您新建一个书签，您可以在Voice、Fax、Email、URL、Address、Notes等空栏中输入相应的内容，然后按回车键就可以了；对于一个经过编辑的书签，您可以按回车键来确认操作，也可以点击Update Changes按钮来确认操作。Dialer按钮可以调出Vitual Contact内建的拨号功能【图5】，您可以使用这个Quick Dialer来进行快速拨号。Create New Group建立新书签组按钮和Edit Group编辑书签组按钮可以调出书签组的编辑窗口【图6】；在组编辑窗口中，您可以将已有的书签移动到您的新书签组当中，还可以用New Group新建书签组、Rename Group重命名书签组和Delete Group删除书签组按钮来对书签组进行直接编辑。后面还有四个按钮，分别是用于Send Mail调出电子邮件终端来发送电子邮件、Visit Webpage调出浏览器访问您选择书签的网页地址、Write Letter调出字处理软件书写信笺和Send Fax发送传真件。
　　姓名排序区，您可以使用这些按钮来根据姓或名对书签中的用户资料排序，排序的依据包括称谓（如Dr.博士/医生、Mr.先生、Mrs.夫人等）、姓氏、名字或全名。您可以使用这些按钮来使得您的查找更加方便。
　　最后是资料编辑区，这个区域中的按钮可以用于给一个书签增加或删除某些专项的资料，比如您的朋友有两个电话：办公室电话和私人电话，您的电话信息中就需要增加一笔记录了，它们分别是Add/Remove another voice number添加/删除另一个电话号码、Add/Remove another fax number添加/删除另一个传真号码、Add/Remove another email address添加/删除另一个电子邮件地址、Add/Remove another URL添加/删除另一个网址、Add/Remove another address添加/删除另一个地址。
　　掌握了这些工具的大致使用方法，再用起Vitual Contact就得心应手了。我们看看Vitual Contact的工作窗口。Vitual Contact的工作窗口分为两个部分，左边窗口显示的是书签和书签组的目录树结构，右边的资料窗口显示了书签的详细信息；您可以像操作Windows的资源管理器一样来操作书签结构；如果您将鼠标移动到某一个书签上，您还可以看到一个浮动的书签资料提示【图7】。下面的Phone Dialer、Email Assistant、Web Browser和Letter Writing Assistant四个页面分别对应四种基本资料的显示格式，当您选择了其中的某个页面（如Phone Dialer页面），那么包含相应内容（即包含电话号码信息）的书签会以粗体加黑的字体显示出来，方便于您的检索；您还可以通过双击某一加黑的书签来调用相应的应用程序（如拨号程序）。
　　这就是Vitual Contact，一个简单实用的好“秘书”。体积不大，安装程序只有1.05MB，如果您喜欢，赶紧到http://www.softwarevirtuosity.co_
　　m/vc/ 处下载一个。
　　（北京 小熊咪咪）

摘自：《电脑商情报》